Цифровой архив — ключ к эффективному налоговому мониторингу

Инициативы Минфина и ФНС вовлекают в режим налогового мониторинга всё больше компаний. Оптимальным способом предоставления необходимой информации контролирующим органам становится цифровой архив — единое хранилище электронных и оцифрованных бумажных документов.С 2016 года в России начал применяться налоговый мониторинг — форма налогового контроля, при которой ФНС получает онлайн‑доступ к данным бухгалтерского и налогового учета компаний. Инспекторы самостоятельно контролируют корректность начисления и уплаты налогов. Это делает взаимодействие компаний с налоговым органом более быстрым и открытым, менее затратным и стрессовым для бизнеса. Проведение такого мониторинга регулируется главами 14.7 и 14.8 Налогового кодекса (статьи 105.26 — 105.31). В общем случае он является добровольным (исключение составляют участники соглашений о защите и поощрении капиталовложений), решение о подключении к мониторингу принимает ФНС после подачи компанией заявки и ее проверки.

Предпосылки к популяризации налогового мониторинга

Преимущества и вызовы налогового мониторинга

Очевидно, что ФНС настроена на то, чтобы и далее планомерно увеличивать число участников такого автоматизированного процесса: ведомству это упрощает контроль за налоговой отчетностью и позволяет проводить его на постоянной основе (вместо точечных выездных/камеральных проверок).

Для бизнеса это тоже удобно. Компаниям с прозрачной системой отчетности онлайн‑мониторинг позволяет сильно сократить трудозатраты и укрепить статус добросовестного налогоплательщика. Кроме того, будет облегчен документооборот и минимизированы риски штрафных санкций: инспектор ФНС может на раннем этапе проверки выявить какую‑то ошибку или дозапросить недостающий документ, а компания успеет оперативно исправить ситуацию.

Однако для организации этого процесса бизнесу в большинстве случаев потребуется доработка имеющихся систем и изменение ИТ‑инфраструктуры. Масштабное предприятие — это всегда «зоопарк» различных систем (операционный и управленческий учет, финансы, HRM и др.). В них обрабатываются и хранятся документы разных типов, в различных форматах. Интеграция этих разрозненных систем с витриной данных или АИС «Налог‑3», постоянное сопровождение этого взаимодействия с учетом быстро меняющегося налогового законодательства — требуют больших финансовых вложений и трудозатрат.

Решением является электронный или цифровой архив — единая информационная база, которая способна аккумулировать документы из разных источников, соответствующим образом их обрабатывать, приводить к единому формату и предоставлять по запросам.

Именно участие в налоговом мониторинге послужило стимулом для внедрения в компании единого цифрового архива у большинства наших заказчиков. Важно, что польза такого архива не ограничивается его способностью взаимодействовать с ФНС: собрав всю корпоративную информацию в агрегированном хранилище, компания унифицирует работу с бумажными и электронными документами — с соблюдением законодательства и сохранением их юридической значимости. И может, например, проводить объективную и прогнозную аналитику данных.

Разберемся, какое место занимает цифровой архив в схеме налогового мониторинга и какие преимущества приносит.

Архив в контексте налогового мониторинга

В цифровой архив поступают документы компании согласно предварительным настройкам, в том числе сканы бумажных документов. Если раньше специалисты сканировали документ, вручную создавали карточку документа и заносили в нее данные, то сейчас это происходит автоматически: благодаря модулю оцифровки и встроенным ИИ‑сервисам (технология IDP) архив с высокой точностью (95%) распознает данные и содержание документа, проверяет комплектность, заполняет необходимые поля в его учетной карточке и классифицирует.

Множество корпоративных информационных систем компании гораздо проще интегрировать с цифровым архивом, имеющим набор коннекторов или универсальные средства для интеграции, чем непосредственно с витриной для налогового мониторинга.

Витрину же потребуется интегрировать только с этим архивом и уже централизованно контролировать публикуемую там информацию. В данном случае витрина будет выступать неким “окном в налоговую” из внутренней инфраструктуры: инспекторы будут видеть только то, что им нужно, не имея доступа к внутренним системам, а компания — полностью и удобно контролировать, какие данные передаются, сохраняя информационную безопасность.

При этом архив может сам дополнять документы имеющимися материалами в формате, необходимом для витрины и ФНС. Платформы для построения подобных решений основаны на технологиях low‑code/no‑code, поэтому если требуемый формат поменяется или появятся совершенно новые требования, то с помощью специальных конструкторов специалист может быстро добавить в систему новый тип документа с необходимыми атрибутами и процессами.

Таким образом, электронный архив формирует единую структуру хранения электронных и бумажных документов. Вся нужная информация в нем может быть быстро найдена и автоматически передана на витрину или в АИС «Налог‑3».

Основные функции цифрового архива в контексте налогового мониторинга такие:

• создание централизованного хранилища путем импорта документов и данных из различных источников;

• автоматическая проверка комплектности пакетов документов;

• взаимодействие и обмен данными с системой внутреннего контроля (СВК — обязательное условие для перехода на налоговый мониторинг);

• поиск и подбор документов по запросам контролирующих органов для их выгрузки или непосредственно интеграции с АИС «Налог‑3»;

• обеспечение безопасного взаимодействия с ФНС (авторизация, логирование действий, защищенные каналы связи, аттестованные площадки хранения);

• хранение документов в сроки, установленные НК, соответствующими ФЗ и правилами организации государственного архивного дела (от одного года до нескольких лет или постоянно).

По статистике, основанной на опыте внедрения подобных систем нашими специалистами, с помощью цифрового архива компания может вдвое сократить издержки, связанные с печатью, транспортировкой, обработкой и хранением первичных документов, на 75% сократить сроки подбора первичных электронных финансовых документов при запросах от контролирующих органов. Решение позволяет снизить налоговые и финансовые риски, повысить уровень внутреннего контроля и защиты от потери документов, нивелировать риски штрафных санкций за счет прозрачности передаваемых данных, своевременного и в полного предоставления сведений в ФНС.