Главная
Цитрос
Цитрос Архив

Цитрос Архив

электронная система долговременного хранения документов
электронная система долговременного хранения документов
Помогает упорядочивать и использовать документацию в архиве в соответствии с требованиями законодательства.
Обеспечивает юридическую значимость, отслеживая сроки действия электронных подписей. Гибко настраивается с учетом особенностей бизнеса.

Помогает упорядочивать и использовать документацию в архиве в соответствии с требованиями законодательства.
Обеспечивает юридическую значимость, отслеживая сроки действия электронных подписей. Гибко настраивается с учетом особенностей бизнеса.

Цитрос Архив. Минцифры России
Входит в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных

Выгоды

Архивный отдел
Архивный отдел

Ускорение передачи документов в архив

Поддержка различных вариантов хранения в соответствии с законодательством 

Упрощение проведения проверок наличия и состояния единиц хранения 

Учет физического местоположения оригиналов

Бизнес
Бизнес
Поддержка хранения бумажных и электронных документов, передача ссылок на документы в другие системы

Быстрый поиск документов 

Обеспечение юридической значимости — отслеживание сроков действия электронных подписей

Пакетный ввод документов
Безопасность
Безопасность

Поддержка аутентификации LDAP и SSO, возможность подключения внешнего IdP Keycloak 


Гибкие варианты разграничения прав доступа, наличие базовых групп с разделением функций 


Аудит действий в системе с возможностью передачи в средства анализа логов


ИТ-отдел
ИТ-отдел

Наличие собственного API 


Отказоустойчивость и масштабируемость 


Подбор вариантов развертывания исходя из текущей инфраструктуры

Делопроизводство
Делопроизводство

Автоматизация ведения номенклатуры дел


Быстрая классификация документов


Возможность оцифровки и внесения данных за предыдущие периоды

Оперативная работа
Оперативная работа

Фиксирование изменений и фактов использования документов 


Возможность работы с версиями документов


Совместная работа с документами

возможности

Организация оперативного
и архивного хранения документов
Определение условий и сроков хранения документов
Формирование контейнера электронного документа для размещения в архиве
Автоматическая проверка целостности и корректности данных, принимаемых в архив
Поддержка процедуры проведения экспертизы ценности документов с истекающим сроком хранения
Автоматический отбор электронных документов с истекающим сроком юридической значимости или сроком хранения
Поддержка процедуры уничтожения документов

Результаты внедрения Цитрос Архив

  • до  80%

    снизились затраты на оплату помещений за счет освобождения площадей, занятых под хранение бумажных документов

  • до  30%

    высвобождено рабочего времени специалистов компании за счет ускорения поиска необходимой информации

  • в  3 раза

    снизились затраты на расходные материалы за счет организации гибридного хранения

  • до  80%

    снизились затраты
    на оплату помещений
    за счет освобождения площадей, занятых
    под хранение бумажных документов

  • до  30%

    высвобождено рабочего времени специалистов компании за счет ускорения поиска необходимой информации

  • в  3 раза

    снизились затраты
    на расходные материалы
    за счет организации гибридного хранения

Расширение функций Цитрос Архив
icon

Интеллектуальный поиск ​

icon

Распознавание сканов ​

icon

Интеллектуальная классификация ​

icon

Ретроконверсия архивных фондов

icon

Аналитика данных для построения отчетов

Готовые конфигурации
для разных отраслей

Цитрос Архив учитывает особенности документооборота и бизнес-процессов различных организаций

Цитрос Архив учитывает особенности документооборота и бизнес-процессов различных организаций

Функциональность
Выгоды от внедрения
Электронное досье

Упорядоченное хранение и предоставление доступа к электронным образам клиентских документов — в страховых компаниях, операторах связи, медицинских учреждениях, а также в банковской и других сферах

Функциональность
  • Ведение досье физических и юридических лиц
  • Формирование ссылок на электронные досье и отправка их по запросу во внутренние системы организации
  • Повторное использование ранее предоставленных клиентом документов при заключении новой сделки
Выгоды от внедрения
  • Повышение качества обслуживания клиентов: возможна удаленная верификация повторно предоставляемых документов облачной подписью
  • Унификация услуг для клиентов во всех территориально распределенных подразделениях организации
  • icon
    60%

    повышение скорости обработки
    документоемких заявок

Финансовая документация

Автоматизация работы с первичной бухгалтерской документацией: управление процессами получения, передачи и контроля обработки документов, а также сбор документации для передачи
в контролирующие органы.

Функциональность
  • Импорт из различных источников, поддержка процесса сканирования и распознавания бумажных документов
  • Автоматическая проверка комплектности пакета документов
  • Возможность автоматического запуска бизнес- процесса по атрибутам документа
    или пакета документов
  • Поиск и массовая выгрузка документов под запросы контролирующих органов
Выгоды от внедрения
  • Снижение налоговых и иных финансовых рисков, высокая сопоставимость результатов работы, повышение прозрачности данных и улучшение внутреннего контроля в процессе автоматизации
  • icon
    2

    сокращение издержек, связанных с печатью, транспортировкой, обработкой и хранением первичных документов

Техническая документация

Создание электронных архивов технической документации на предприятиях научного, проектно-конструкторского
или производственно-технического профиля

Функциональность
  • Формирование базы знаний по техническим и конструкторским решениям, оборудованию
  • Импорт и хранение документов, формируемых в процессе проведения технического осмотра и ремонта
  • Проверка состава комплектов технических документов — в зависимости от проекта и объекта
  • Возможность синхронизации с внешними справочниками и классификаторами
Выгоды от внедрения
  • Повышение эффективности взаимодействия участников проекта за счет совместного доступа и быстрого электронного согласования
  • Систематизация, каталогизация и многоуровневое связывание технической документации
  • icon
    15%

    благодаря базе знаний увеличился объем выполняемой работы без роста штата

Проектная документация

Структурированное хранение смет, документов по авторскому надзору, планировочных решений и прочей документации. Подходит для архитектурных бюро, строительных и проектных организаций

Функциональность
  • Формирование базы знаний по типовым проектам и проектным решениям
  • Ведение информации о проектах, например: заключения экспертиз, ГИП, ГАП, данные о руководителях проектов
  • Ведение информации об объектах строительства, например: этажность, метраж, адрес, координаты, год ввода в эксплуатацию
Выгоды от внедрения
  • icon
    4

    повышение скорости и точности поиска документов

  • icon
    40%

    сокращение времени на выполнение рутинных задач и получение информации

  • icon
    2

    повышение эффективности работы за счет одновременного доступа всей команды проекта к исходным документам

Кейсы

Цитрос Архив подходит для компаний любых масштабов и конфигураций

РоссельхозБанк
задача

Централизация сопровождения клиентских досье — создание автоматизированной системы учета оперативных документов, перенос мест хранения из структурных подразделений в централизованные хранилища.

результат

Решены задачи распознавания и передачи электронных образцов документов из фронт-линии в бэк-офис с помощью системы потокового сканирования, с использованием конфигурации «Электронное досье». Также разработана система оперативного хранения, которая позволила управлять документами на бумажном носителе и их электронными образами.

4 МЛН
страниц в месяц, производительность — потоковый ввод
4 МЛН
страниц в месяц, производительность — потоковый ввод
Цитрос
РН-Учет
задача

Оптимизация бизнес-процессов обработки и хранения первичной финансовой документации.

результат

Создание единого защищенного информационного пространства для регистрации, обработки и хранения скан-образов первичных финансовых документов при помощи конфигурации «Финансовая документация». Централизация учетной функции. Переход на электронный юридически значимый документооборот с ФНС РФ в рамках взаимодействия с налоговыми органами. Снизились риски потери и порчи документов, уменьшились совокупные затраты на ведение учета. Сократилось время между поступлением документа и его отражением в учете.

Цитрос
Транснефть
задача

Снижение количества обращений в архив за бумажными оригиналами документов. Сокращение сроков и повышение качества работ, выполняемых с использованием технической документации.

результат

Внедрение электронного архива с конфигурацией «Техническая документация»: автоматизирована обработка 18 типов технических документов, среди которых группа документации планирования, проектирования, строительства, диагностики и эксплуатации. Автоматизированы процессы сканирования и распознавания документов на бумажных носителях.

10 МЛН
листов форматов А4-А0 переведены в электронный архив
10 МЛН
листов форматов А4-А0 переведены в электронный архив
Цитрос
01 02 03
03

Показать все кейсы

Другие продукты SL Soft