Цитрос Архив

электронная система долговременного хранения документов

Помогает упорядочивать и использовать документацию в архиве в соответствии с требованиями законодательства.
Обеспечивает юридическую значимость, отслеживая сроки действия электронных подписей. Гибко настраивается с учетом особенностей бизнеса.

Входит в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных

Выгоды

Архивный отдел

Ускорение передачи документов в архив

Поддержка различных вариантов хранения в соответствии с законодательством

Упрощение проведения проверок наличия и состояния единиц хранения

Учет физического местоположения оригиналов

Бизнес

Поддержка хранения бумажных и электронных документов, передача ссылок на документы в другие системы

Быстрый поиск документов

Обеспечение юридической значимости — отслеживание сроков действия электронных подписей

Пакетный ввод документов

Безопасность

Поддержка аутентификации LDAP и SSO, возможность подключения внешнего IdP Keycloak

Гибкие варианты разграничения прав доступа, наличие базовых групп с разделением функций

Аудит действий в системе с возможностью передачи в средства анализа логов

ИТ-отдел

Наличие собственного API

Отказоустойчивость и масштабируемость

Подбор вариантов развертывания исходя из текущей инфраструктуры

Делопроизводство

Автоматизация ведения номенклатуры дел

Быстрая классификация документов

Возможность оцифровки и внесения данных за предыдущие периоды

Оперативная работа

Фиксирование изменений и фактов использования документов

Возможность работы с версиями документов

Совместная работа с документами

возможности

Организация оперативного
и архивного хранения документов

Определение условий и сроков хранения документов

Формирование контейнера электронного документа для размещения в архиве

Автоматическая проверка целостности и корректности данных, принимаемых в архив

Поддержка процедуры проведения экспертизы ценности документов с истекающим сроком хранения

Автоматический отбор электронных документов с истекающим сроком юридической значимости или сроком хранения

Поддержка процедуры уничтожения документов

Результаты внедрения Цитрос Архив

до 80%

снизились затраты на оплату помещений за счет освобождения площадей, занятых под хранение бумажных документов
до 30%

высвобождено рабочего времени специалистов компании за счет ускорения поиска необходимой информации
в 3 раза

снизились затраты на расходные материалы за счет организации гибридного хранения
до 80%

снизились затраты
на оплату помещений
за счет освобождения площадей, занятых
под хранение бумажных документов
до 30%

высвобождено рабочего времени специалистов компании за счет ускорения поиска необходимой информации
в 3 раза

снизились затраты
на расходные материалы
за счет организации гибридного хранения

Оцифровка документов

Встроенный OCR-сервис

Распознавание и перевод в электронный вид бумажных документов

Особенности OCR в Цитрос Архив

Полноценная функциональность
Распознавание рукописного текста
No-code среда настройки:
визуальный интерфейс
ML-локатор: настройка обработки документов с помощью нейросети

Преимущества

							
								80–95%
							
							точность распознавания рукописного 
текста
							по словам и по символам

							
								в 10–30 раз
							
							быстрее чем человек

							
								1
							
							решение для всех типов документов

Помогает при заполнении карточек документов неформализованного типа или без выделенного текстового слоя

Интеллектуальные сервисы

Встроенный
ИИ-помощник

Встроенный ИИ-помощник

Помощь сотруднику на всех этапах: классификация документов, проверка данных, поиск ошибок, подсказки

Сценарии использования

Проверка документа и поиск типовых ошибок (НДС, реквизиты, шаблоны, сроки действия доверенностей и т.д.)
Автомаршрутизация и автоматизированная подготовка проектов резолюций по входящим документам
Предзаполнение атрибутов регистрационной карточки документа
Классификация документов в электронном архиве
Привязка гиперссылками внутренней базы ОРД и ее стыковка с внешними правовыми БД

Преимущества

							
								в 2–5 раз
							
							уменьшается число ошибок

							
								до 30%
							
							экономия времени на исполнение рутинных задач

Помощь в выполнении рутинных задач при работе с архивом

Экосистема управления документами

Интеллектуальный поиск

Ретроконверсия архивных фондов

Аналитика данных для построения отчетов

Взаимодействие через чат-интерфейс

Голосовое управление

Готовые конфигурации
для разных отраслей

Цитрос Архив учитывает особенности документооборота и бизнес-процессов различных организаций

Функциональность

Выгоды от внедрения

Электронное досье

Упорядоченное хранение и предоставление доступа к электронным образам клиентских документов — в страховых компаниях, операторах связи, медицинских учреждениях, а также в банковской и других сферах

Функциональность

Ведение досье физических и юридических лиц
Формирование ссылок на электронные досье и отправка их по запросу во внутренние системы организации
Повторное использование ранее предоставленных клиентом документов при заключении новой сделки

Выгоды от внедрения

Повышение качества обслуживания клиентов: возможна удаленная верификация повторно предоставляемых документов облачной подписью
Унификация услуг для клиентов во всех территориально распределенных подразделениях организации

60%

повышение скорости обработки
документоемких заявок

Финансовая документация

Автоматизация работы с первичной бухгалтерской документацией: управление процессами получения, передачи и контроля обработки документов, а также сбор документации для передачи
в контролирующие органы.

Функциональность

Импорт из различных источников, поддержка процесса сканирования и распознавания бумажных документов
Автоматическая проверка комплектности пакета документов
Возможность автоматического запуска бизнес- процесса по атрибутам документа
или пакета документов
Поиск и массовая выгрузка документов под запросы контролирующих органов

Выгоды от внедрения

Снижение налоговых и иных финансовых рисков, высокая сопоставимость результатов работы, повышение прозрачности данных и улучшение внутреннего контроля в процессе автоматизации

2

сокращение издержек, связанных с печатью, транспортировкой, обработкой и хранением первичных документов

Техническая документация

Создание электронных архивов технической документации на предприятиях научного, проектно-конструкторского
или производственно-технического профиля

Функциональность

Формирование базы знаний по техническим и конструкторским решениям, оборудованию
Импорт и хранение документов, формируемых в процессе проведения технического осмотра и ремонта
Проверка состава комплектов технических документов — в зависимости от проекта и объекта
Возможность синхронизации с внешними справочниками и классификаторами

Выгоды от внедрения

Повышение эффективности взаимодействия участников проекта за счет совместного доступа и быстрого электронного согласования
Систематизация, каталогизация и многоуровневое связывание технической документации

15%

благодаря базе знаний увеличился объем выполняемой работы без роста штата

Проектная документация

Структурированное хранение смет, документов по авторскому надзору, планировочных решений и прочей документации. Подходит для архитектурных бюро, строительных и проектных организаций

Функциональность

Формирование базы знаний по типовым проектам и проектным решениям
Ведение информации о проектах, например: заключения экспертиз, ГИП, ГАП, данные о руководителях проектов
Ведение информации об объектах строительства, например: этажность, метраж, адрес, координаты, год ввода в эксплуатацию

Выгоды от внедрения

4

повышение скорости и точности поиска документов
40%

сокращение времени на выполнение рутинных задач и получение информации
2

повышение эффективности работы за счет одновременного доступа всей команды проекта к исходным документам

Кейсы

Цитрос Архив подходит для компаний любых масштабов и конфигураций

Клиентские досье в банке (NDA)

задача

Централизация сопровождения клиентских досье — создание автоматизированной системы учета оперативных документов, перенос мест хранения из структурных подразделений в централизованные хранилища.

результат

Решены задачи распознавания и передачи электронных образцов документов из фронт-линии в бэк-офис с помощью системы потокового сканирования, с использованием конфигурации «Электронное досье». Также разработана система оперативного хранения, которая позволила управлять документами на бумажном носителе и их электронными образами.

4 МЛН

страниц в месяц, производительность — потоковый ввод

4 МЛН

страниц в месяц, производительность — потоковый ввод

Цитрос

Архив финансовой организации в ОЦО (NDA)

задача

Оптимизация бизнес-процессов обработки и хранения первичной финансовой документации.

результат

Создание единого защищенного информационного пространства для регистрации, обработки и хранения скан-образов первичных финансовых документов при помощи конфигурации «Финансовая документация». Централизация учетной функции. Переход на электронный юридически значимый документооборот с ФНС РФ в рамках взаимодействия с налоговыми органами. Снизились риски потери и порчи документов, уменьшились совокупные затраты на ведение учета. Сократилось время между поступлением документа и его отражением в учете.

Цитрос

Архив технической документации в нефтяной компании (NDA)

задача

Снижение количества обращений в архив за бумажными оригиналами документов. Сокращение сроков и повышение качества работ, выполняемых с использованием технической документации.

результат

Внедрение электронного архива с конфигурацией «Техническая документация»: автоматизирована обработка 18 типов технических документов, среди которых группа документации планирования, проектирования, строительства, диагностики и эксплуатации. Автоматизированы процессы сканирования и распознавания документов на бумажных носителях.

10 МЛН

листов форматов А4-А0 переведены в электронный архив

10 МЛН

листов форматов А4-А0 переведены в электронный архив

Цитрос

Архив технических документов в энергетической компании (NDA)

задача

Создание электронного архива технических документов ГЭС: сканирование документов, обработка электронных образов.

результат

Создан «страховой фонд» документов в электронном виде на случай риска утраты оригиналов
Снижен износ и риск непреднамеренной порчи бумажных оригиналов документов из-за их возраста
Обеспечен оперативный многопользовательский доступ ко всей базе технической документации
Снижены затраты времени на поиск и обработку необходимых чертежей и паспортов оборудования

1000

томов технической документации

1000

томов технической документации

Цитрос

Архивное хранение НПА в государственной организации (NDA)

задача

Создание архива системы правовой информации для долговременного хранения электронных документов и электронных копий документов, поступающих из информационных фондов правовой информации и других источников.

результат

Выполнена интеграция архива с внешними системами для автоматизации сбора документов в единое хранилище.

Реализованы механизмы отслеживания:

сроков хранения электронных НПА и электронных копий НПА с проведением экспертизы ценности,
сроков действия ЭП с подтверждением и продлением их действия.

Цитрос

Интеллектуальный архив в государственном предприятии (NDA)

задача

Оцифровка архивных документов и создание единой системы хранения с обеспечением семантического поиска.

результат

Выполнена ретроконверсия имеющегося бумажного архивного фонда (форматов от А0 до А4). Разработана единая система хранения архивных документов, в т.ч. вновь поступающих из оперативных систем, обеспечен интеллектуальный семантический поиск по всему массиву архивных данных.

Цитрос