Какие сложности возникают при внедрении электронного документооборота

Что может электронный документооборот

«Я выделил шесть основных функций, связанных с электронным документооборотом, которые дополняют СЭД, улучшают систему и позволяют эффективнее работать с документами», — открыл конференцию ее модератор, Юрий Хомутский, директор ИТ-маркетплейса Market.CNews. Он предложил рассмотреть, что же можно взять прямо из коробки, а что придется интегрировать. 

Основные функции, которые предложил обсудить докладчик, это лоукод-инструментарий, маршрутизация документов (управление процессами), роботизация процессов, конструкторы документов, распознавание документов и кадровый документооборот. 

Все современные СЭД построены на базе лоукод-платформ, поэтому имеют инструменты для лоукода автоматически. Также в них есть встроенный и удобный BPM-движок. Конструкторы наличествуют практически во всех СЭД, но зато ни одна система не имеет встроенного полноценного движка RPA. Что касается распознавания текста, то тут встречаются встроенные решения, но все зависит от OCR — это достаточно сложная технология, чтобы вендор реализовал ее только ради своей СЭД. 

Зато во многих СЭД реализован КЭДО. Это лишь вопрос функционала. Если смотреть глобально, то варианта тут два: либо реализован только учет сотрудников и базовый документооборот, либо присутствуют еще и законодательные нормы и правила, но этот вариант гораздо сложнее и влечет за собой юридическую ответственность. 

Если с новыми решениями дела обстоят неплохо, то старые продукты на их фоне выглядят беднее. В них не всегда поддерживается лоукод. Любые доработки идут только через программистов. Платформы, как правило, очень негибкие. Маршрутизацию поддерживают ограниченно, поэтому работаю крайне неэффективно — удобнее использовать почту. 

Что касается конструктора документов и их распознавания, то уже есть ряд внешних решений и готовых интеграций. Почти любой RPA-вендор готов роботизировать СЭД. Лидерами в плане роботизации являются финансовые документы в виде банковских выписок и кадровые документы: отпуска, командировки. 

Евгений Задорожный, директор по развитию, WSS-Consulting, рассказал о ECM-платформе WSS Docs. Это импортонезависимое решение для российского бизнеса. «В основном, наши клиенты — это большие и средние компании, где пользователей — тысячи или десятки тысяч. Им нужны крупные СЭД. При этом за 15 лет работы у нас не было ни одного неуспешного проекта, это все-таки хороший показатель», — говорит спикер. 

Новый продукт, который он представил слушателям, — это WSS Docs 5, который обеспечивает полную автоматизацию. Решение поможет справиться с внутренними согласованиями договора, автоматически отправит его на согласование контрагенту на внешнюю систему, к которой имеет доступ контрагент, одновременно запрашивая у последнего вспомогательные документы (отчеты, лицензии, учредительные документы и так далее). Согласованный документ подписывается внутри компании КЭП, с учетом машиночитаемой доверенности. Финальная стадия — это подписание договора контрагентом в «Диадоке» и возврат в WSS Docs уже подписанного договора. 

«У нас обновленный интерфейс, а также активное импортозамещение. Если раньше мы использовали продукты Microsoft, то теперь полностью отказались от них», — рассказывает Евгений Задорожный. Система доступна в трех вариантах: в облаке, в частном облаке и на мощностях клиента. «С точки зрения функциональности все эти версии идентичны», — уверяет докладчик. 

Евгений Задорожный выделил тренды, которые сейчас актуальны на рынке СЭД. Во-первых, наблюдается рост спроса на ЮЗ ЭДО. Во-вторых, есть интерес к решениям для проверки контрагентов. Так, например, 30% клиентов WSS Docs проверяют своих контрагентов по определенным критериям (финансовое состояние, нахождение в санкционных списках, охрана труда и промышленная безопасность и другие). Третий тренд — переход на КЭДО. Все эти тренды поддерживаются представленным продуктом. 

Дмитрий Москворецкий, руководитель проектов WSS-Consulting, дополнил коллегу и поделился тем, как именно выглядела конкретная практика внедрения электронной подписи для кадрового модуля в группе компаний ERG. «ERG является одной из ведущих в мире и наиболее диверсифицированной компаний в сфере добычи и переработки природных ресурсов. Компания обеспечивает выручку трети горно-металлургического комплекса республики Казахстан, а также является одним из ключевых поставщиков электроэнергии и крупным железнодорожным оператором в Центральной Азии», — говорит докладчик. 

У клиента уже было большое количество документов, которые можно было подписывать электронной подписью. «Это был масштабный проект, при этом технические возможности уже позволяли перенести часть этих документов для подписания электронной подписью, но при этом нужно было учитывать, что компания территориально распределенная, и все ее предприятия должны были использовать эту техническую возможность», — подчеркивает Дмитрий Москворецкий. 

В результате сегодня 12 500 сотрудников имеют активные сертификаты электронной подписи. В день происходит около 13 700 подписаний. 38 бизнес-процессов протекают с использованием цифровой подписи, при этом заказчику была оставлена возможность работать и с бумажными, и с электронными документами в рамках одного процесса. 

«Цитрос» — продуктовая линейка в области управления цифровыми документами. Ее на конференции представил Кирилл Соколов, управляющий директор «Цитрос» компании SL Soft. «Наши продукты полностью российские, работают на отечественном стеке оборудования и включены в реестр», — говорит он. 

Работа с документами — дело небыстрое. Она состоит из большого количества этапов, и далеко не все из них в компаниях оцифрованы. «Возникают бумажные разрывы. Это когда документ изначально создается электронно, согласовывается, подписывается. А когда его надо отправить контрагенту — документ распечатывают, потом получают обратно и проверяют, не поменялось ли там чего», — говорит Кирилл Соколов. Кроме того, у людей сохраняется недоверие: а вдруг где-то и вовсе не примут электронный документ, потребуют бумажную копию. 

Единая среда управления документами нужна, чтобы устранить бумажные разрывы, уйти от лишних трат денег и времени. Информационная система по работе с документами должна обеспечить все шаги: от создания документа до его хранения и даже уничтожения. Кроме того, она призвана обеспечить доверие к работе в цифровом виде в целом. «Доверие обеспечивается за счет того, что система соответствует законодательству и в ней будет удостоверено — тут документы неизменны. Это можно делать с помощью электронной подписи. А за счет того, что документы создаются по шаблону, не нужно тратить время на то, чтобы проверять их на соответствие правилам компании. Наконец, документы внутри системы обрабатываются тоже по определенным правилам. Поэтому мы точно уверены, что он прошел все нужные инстанции», — перечисляет докладчик. 

Все эти элементы обеспечивает «Цитрос Цифровая Платформа». Она включает в себя такие модули, как модуль распознавания для оцифровки бумаги, СЭД для управления документооборотом и для контроля исполнительской дисциплины, КЭДО для кадрового делопроизводства, ЮЗ ЭДО для взаимодействия с контрагентами, архив и интеллектуальные сервисы, такие как текстовая аналитика и классификация документов. Кроме того, разработчики включили сюда и офисные редакторы, чтобы поддерживать российские приложения для онлайн-редактирования документов.

Электронные перевозочные документы 

Платформа обеспечивает взаимодействие с системой «Честный знак» и системой прослеживаемости импортных товаров. Дает возможность работать и с машиночитаемыми доверенностями, и с электронными перевозочными документами. Докладчик отметил, что про МЧД можно прочитать отдельный доклад, и выступления следующих спикеров эту мысль продемонстрировали более чем красноречиво.

Полную версию материала читайте по ссылке.