ГОСТ «Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели»: разбор нового стандарта

Кому и на что обратить внимание

ГОСТ — это национальный стандарт, устанавливающий требования к цифровым документам, принципы ведения электронного документооборота и методику его внедрения. Описанные в нем нормы распространяются на работу с документами в организациях всех форм собственности. Он также содержит критерии к информационными системам для управления цифровыми документами.

Его задача — обеспечить методическую поддержку рабочим группам по внедрению электронного документооборота (менеджерам по ИТ, системным и бизнес-аналитикам, специалистам по цифровой трансформации документированных сфер деятельности и документационному обеспечению управления и др.) и производителям ПО.

Сразу ответим на вопрос — насколько обязательны к исполнению требования нового стандарта? Правила применения ГОСТ установлены ФЗ-162 «О стандартизации в Российской Федерации» от 29 июня 2015 года, согласно которому национальные стандарты считаются материалами добровольного применения (за некоторыми исключениями, оговоренными в п.3 ст.26 162-ФЗ). Таким образом, решение использовать или нет ГОСТ Р 59999-2025 при организации документооборота остается за компанией.

При этом добавим: в настоящий момент существует обширная нормативная база, регламентирующая электронный документооборот, которой, в частности, мы пользуемся при разработке и модернизации линейки продуктов «Цитрос»:

• ГОСТ Р 7.0.8-2025,
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019,
• ГОСТ Р 7.0.97-2016,

федеральные законы N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",
приказы Федерального архивного агентства №44, №69, №71, №77, №154 и другие нормативные акты.

Что нового

Пожалуй, самое революционное и в то же время спорное — это введение термина «цифровой документ». По мнению авторов стандарта, у понятия «электронный документ» сложилось двоякое толкование. Под ним может пониматься и документированная информация в электронной форме, включая незаверенные электронные копии (скан-копии), и документ, созданный в электронной форме без предварительного бумажного носителя и подписанный электронной же подписью.

Новое важное определение

Согласно новому стандарту, цифровой документ — категория электронного документа, изначально созданного в цифровой форме с соблюдением правил документирования, без издания его на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством.

То есть, с началом действия нового ГОСТ документы в электронном виде будут разделены следующим образом:

• упомянутые выше цифровые документы;
• электронные скан-копии, определение которых отсутствует.

И здесь возникают противоречия с терминологией, предложенной в действующем Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 №57, согласно которому документом в электронном виде признаются обе эти категории (определяемые Верховным Судом так:

1. документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ (непосредственно электронный документ);
2. переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ (электронный образ документа)).

В новом ГОСТ не отражена ранее принятая и признаваемая законодательством практика, когда создаются бумажный и электронный подлинники или, изготавливается бумажный дубликат электронного документа.

Предложенное определение цифрового документа оставляет огромное пространство для творчества при автоматизации. Например, не установлено, какие действия или их отсутствие делают документ недействительным, при условии, что общих «правил документирования», упомянутых в определении, не существует и они могут быть различны для разных регионов, отраслей, организаций.

В стандарте определены требования к цифровому документу, одно из которых – обеспечение юридической силы (свойство цифрового документа подтверждать правоотношения и вызывать правовые последствия), а также сформулированы критерии выбора вида электронной подписи для различных документов.

В требованиях также обозначены структурные элементы цифрового документа (п.5.2 ГОСТ). Ранее подобные критерии были определены для электронного архивного документа в Приказе № 77 Росархива от 31 июля 2023 года.

Отметим, что ИТ-разработчики, следуя этим требованиям, вывели на рынок продукты для долговременного и постоянного хранения цифровых документов. Такая система уже обеспечивает создание файла-контейнера формата zip, в состав которого включается:

• основная часть цифрового документа в архивном формате PDF/A;
• приложения цифрового документа (при наличии);
• электронные подписи основной части и приложений (при наличии) цифрового документа;
• файл метаданных цифрового документа.

В стандарте также прописаны достаточно очевидные критерии отбора документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в электронном формате:

• отсутствие законодательного ограничения на создание конкретного вида документа в цифровой форме
• способность организации обеспечить сохранение юридической силы документа на весь период хранения с учетом категории такого хранения (временное/долговременное/постоянное).

На хранение документы должны передаваться в цифровой или электронный архив –    и это очередные новые термины, определенные в стандарте:

• цифровой архив – хранилище цифровых документов долговременного и постоянного сроков хранения.
• электронный архив – объектное хранилище, позволяющее накапливать большой объем данных. Создается в том числе и для разгрузки систем-источников, для быстрого поиска и доступа как к цифровым документам, так и копиям, изначально созданным на бумажных носителях.

Стоит выбирать ИТ-решения, которые позволяют поддерживать функции как цифрового, так и электронного архива (такие системы на рынке есть), сохраняют юридическую значимость документов в процессе их краткосрочного и долговременного хранения. И обеспечивают процессы архивного делопроизводства:

• учет цифровых документов и электронных копий документов, созданных на бумажных носителях;
• систематизация цифровых архивных документов в разрезе единиц хранения, классификация и структуризация документов: по номенклатуре дел, по категориям сроков хранения, по фондам и т.д.;
• задание сроков хранения в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также перечнями документов с указанием сроков их хранения, и фиксация даты отсчета срока хранения;
• подготовка, передача, прием и размещение документов на хранение;
• управление местами хранения (топографирование);
• работа с учетными документами архива;
• предоставление доступа и выдача архивных документов, учет их возврата;
• усовершенствование подписей электронных документов до архивного формата CAdES-A, обеспечивающего длительное хранение;
• поддержка юридической значимости электронных документов на протяжении всего срока их хранения;
• проведение экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения с последующим выделением к уничтожению;
• уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Если организовать хранение документов без функций архивного делопроизводства, тогда ИТ-системы могут поддерживать следующие процессы:

• классификация и структуризация документов: по видам, по тематикам, по контрагентам, по типу контента и т.д.;
• определение сроков хранения документов;
• управление местами физического хранения;
• предоставление временного доступа к документам;
• усовершенствование подписей электронных документов до архивного формата CAdES-A, обеспечивающего длительное хранение;
• поддержка юридической значимости электронных документов на протяжении всего срока их хранения;
• уничтожение документов.

Из других новшеств, предлагаемых стандартом, – методика цифровой трансформации документооборота и требования к методическому проекту формирования целевой модели цифрового документооборота в компании. 

Предлагается следующая архитектура целевой модели:

• эталонная модель цифрового документооборота, построенная из постоянных информационных компонент;
• переменные информационные компоненты;
• предопределенные модели документных процессов.

К постоянным информационным компонентам документов относятся: реквизиты, виды электронных подписей, набор метаданных, сроки хранения, направления деятельности, системы документации, документопотоки, форматы файлов, области хранения (электронный или цифровой архив), роли участников процессов. Они заранее известны, так как устанавливаются нормативно-правовыми актами, регулирующими сферу деятельности, в которой используется документ, сферу информационных технологий, архивного дела и делопроизводства.

Вторая группа представляет собой переменные значения постоянных информационных компонент, характерные только для определенной организации – это конкретные значения реквизитов, метаданных и ролей для эталонных моделей обработки документов.

Предопределенные модели документных процессов – установленные процедуры и операции, необходимые для документооборота: поступление, первичная обработка документов и предварительное рассмотрение, рассмотрение, создание, регистрация, согласование, подписание, утверждение, исполнение,         ознакомление, отправка, контроль исполнения, помещение на хранение, контроль отсчета срока хранения. Эти операции приводят к заполнению необходимых реквизитов и обретению документами юридической силы.

Эталонная модель цифрового документооборота компании, согласно ГОСТ, выступает основой для проектирования и разработки соответствующей корпоративной системы (КСЦД – корпоративной системы цифрового документооборота).

Дополнительно ГОСТ определяет, что методический проект по формированию целевой модели цифрового документооборота компании с последующей ее реализацией на базе выбранного ПО, содержит следующие шаги:

• диагностика документооборота функционального направления деятельности;
• проектирование целевой модели документооборота (дизайна целевого решения);
• регламентация документных процессов;
• организация работы центра компетенций по цифровому документообороту.

Как видим, кроме введения новой терминологии, стандарт не приносит глобальных изменений в процесс организации электронного документооборота и электронных архивов. Его создание – попытка стандартизировать обработку документов, что, безусловно, полезно.

Что делать

При выходе нового стандарта всегда возникает вопрос, что нужно делать, да и нужно ли. ГОСТ Р 59999-2025 не является обязательным для исполнения и носит рекомендательный характер. Поэтому никаких вынужденных или непременных действий с организацией документооборота компаниям предпринимать не требуется. Однако, если в вы раздумываете о создании КСЦД или обновлении систем электронного документооборота и электронного архива, можно сформулировать требования к ним с учетом нового ГОСТ.

Независимо от решения по новому ГОСТ, рекомендуем обратить внимание на продукты, позволяющие гибко настраивать карточки документов, стадии обработки и участников процесса, сроки хранения и т.д. То есть на системы, в которых возможно с минимальным привлечением компаний-разработчиков реализовать все требования изменяющегося законодательства, включая и новый ГОСТ Р 59999-2025.

Что дальше

Текущий год уже оказался плодотворным на изменения в законодательстве по цифровизации и внедрению информационных технологий в сферы документационного обеспечения и архивного дела. В частности, в марте 2025 года вступил в силу обновленный ГОСТ 7.08.2025 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В разработке находится законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)». Надеемся, после его утверждения многие вопросы, касающиеся понятий электронного и цифрового документа, будут сняты.