ГОСТ Р 7.0.97-2025: изменения в делопроизводстве

Новая редакция стандарта вносит уточнения, которые устраняют неоднозначность в трактовке требований и учитывают изменения в законодательстве по цифровизации в сферах документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивного дела. Стандарт по-прежнему распространяется на организационно-распорядительные документы – уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие. Он определяет состав реквизитов, правила оформления и создания документов, как на бумажных, так и электронных носителях.

Что изменилось

В первую очередь изменения коснулись реквизитов документов. Их стало на один больше, теперь их 31 – появился новый «Штрих-код (QR-код) документа».

При использовании штрихкода этот реквизит требуется размещать в правом нижнему углу первого листа. Если места недостаточно, допускается размещение в правом верхнем углу или на другом свободном месте.

Из именования реквизитов («Наименование организации – автора документа», «Наименование структурного подразделения – автора документа», «Наименование должности лица – автора документа») убрано упоминание принадлежности, и в обновленной редакции реквизиты называются следующим образом:

05 - наименование организации

06 - наименование структурного подразделения

07 - наименование должности

Теперь, если документ издан двумя или более организациями, в реквизите «Наименование организации» в заголовочной части должны быть указаны они все.

Переименован реквизит «Гриф ограничения доступа», теперь это «Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу». При этом требования к его месту расположения и составу сведений не изменились.

В реквизите «Справочные данные об организации» формулировка «сетевой ресурс» теперь названа «адрес сайта в сети «Интернет».

У ряда реквизитов изменились требования к оформлению. В первую очередь, это реквизит 23 «Отметка об электронной подписи» — вид отметки теперь зависит от вида электронной подписи. Отметка об усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной электронной подписи, как и было в предыдущей редакции стандарта, включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи (для усиленной неквалифицированной подписи — при наличии сертификата), фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

А вот в случае, если электронная подпись содержит метку доверенного времени, отметка об электронной подписи должна обязательно включать информацию о дате и времени подписания документа электронной подписью. Внешний вид метки доверенного времени устанавливается локальными нормативными актами, принятыми в организации или по соглашению сторон.

Если же применяется простая электронная подпись, то внешний вид отметки об электронной подписи полностью устанавливается локальными нормативными актами, принятыми в организации, или по соглашению сторон документооборота.

Рекомендуем обратить внимание на системы, в которых предусмотрен механизм настройки и визуализации штампов электронных подписей. «Цитрос Цифровая платформа» предоставляет для использования в построенных на ней продуктах и решениях готовый механизм визуализации штампов электронной подписи, в коробочном варианте имеется штамп КЭП/НЭП (в том числе с выводом метки времени) и ПЭП — компании могут с минимальными затратами сами кастомизировать их под собственные внутренние регламенты.

Также требования к оформлению изменились и для следующих реквизитов:

• Реквизит 01 «Герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, герб (геральдический знак) муниципального образования)». Появились ограничения в использовании на бланке документа: запрещено одновременное размещение Государственного герба и регионального герба; Государственного герба (герба региона, герба (геральдического знака) муниципального образования) и эмблемы организации.
• Реквизиты 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)». Стало допустимо размещать эмблем всех организаций и их товарных знаков, если документ издан двумя или несколькими организациями.
• Реквизит 10 «Дата документа». В словесно-цифровом способе записи в дне даты (если значение однозначное) появился ноль, хотя в редакции 2016 года его не было.
• Реквизит 16 «Гриф утверждения документа». Изменена формулировка, новая выглядит так: «гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Слово УТВЕРЖДЕНО допускается согласовывать с наименованием вида утверждаемого документа (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО)». Требования к месту расположения и составу сведений не изменились.
• Реквизит 17 «Заголовок к тексту». Теперь он стал обязательным, поскольку исчезло условие, позволяющее не составлять заголовок, если текст документа не превышает 4-5 строк. Также в документах, издаваемых органами власти на продольных бланках, заголовок может оформляться посередине и центрироваться относительно самой длинной строки.
• Реквизит 18 «Текст документа». Внесены уточнения по оформлению вступительного обращения и заключительной этикетной фразы: в обращении по фамилии инициалы лица не указываются; заключительная этикетная фраза начинается с прописной буквы и заканчивается запятой; вступительное обращение и заключительная этикетная фраза (печатается от границы левого поля) отделяются от текста или отметки о приложении дополнительным межстрочным интервалом.
• Реквизит 19 «Отметка о приложении». Используется слово «Приложения» в случае наличия нескольких приложений. Внесены уточнения по оформлению первого листа документа-приложения в распорядительных документах: в правом верхнем углу печатается слово «Приложение» (при наличии указывается его номер) и приводятся наименование вида, дата и номер документа, к которому относится приложение.
• Если с нормативным документом (утвержденной инструкцией, регламентом и т.д.) пользователей ознакомляют без приказа, его утвердившего, то на первом листе этого документа указывается только гриф утверждения, без слова «Приложение».
• Реквизит 20 «Гриф согласования документа». Если раньше он состоял из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования., то теперь слово «СОГЛАСОВАНО» допускается соотносить с наименованием вида документа («СОГЛАСОВАНА», «СОГЛАСОВАН»).Также при согласовании документа несколькими организациями грифы согласования располагаются на одном уровне. Если согласующих организаций больше двух или если есть гриф утверждения, грифы согласования располагаются друг под другом.
• Реквизит 22 «Подпись». Добавлено уточнение, что в расшифровке подписи между инициалами и фамилией делается пробел. Между инициалами пробел отсутствует.
• Реквизит 24 «Печать». Добавлены новые условия изготовления и использования, но, как и раньше, печать не должна захватывать собственноручную подпись.
• Реквизит 25 «Отметка об исполнителе». При оформлении как нижний колонтитул добавлена рекомендация по размеру шрифта - использовать кегль на два пункта меньшего размера, чем основной текст.
• Реквизит 29 «Отметка о контроле». Добавлена возможность ее внесения непосредственно в системе электронного документооборота, без проставления штампа «Контроль» на верхнем поле документа.

Что делать

Необходимо провести ревизию внутренних нормативных актов и отразить в инструкциях по делопроизводству изменения, вошедшие в новую редакцию ГОСТ. Также следует обновить электронные шаблоны бланков, используемых в организации.

Если в компании работают с системой электронного документооборота (СЭД), то необходимо и в ней внести корректировки в шаблоны и печатные формы документов.

Полезно, если системы для автоматизации документооборота разрабатываются с учетом возможных изменений законодательства – в частности, продукты линейки «Цитрос» позволяют в случае необходимости средствами low-code конструкторов создавать новые или вносить изменения в используемые карточки и шаблоны документов, их печатные формы и жизненные циклы. Таким образом организации могут оперативно реагировать на изменения в законодательстве и локальных процессах, не прибегая к услугам разработчиков и не дожидаясь выхода новых версий ПО.