Помощник кадровика: 4 способа повышения эффективности HR с помощью цифровых ассистентов

От программных роботов к цифровым ассистентам

Программные роботы (RPA) активно внедряются в работу коммерческих и государственных организаций. Они имитируют действия человека за компьютером: условно говоря, нажимают на кнопки интерфейса, собирают данные, копируют и вносят их в нужные файлы, формируют из таблиц сводный отчет – так же, как это делал бы сотрудник. Поскольку роботы способны выполнять такие операции без отдыха, без «человеческих» ошибок и с большой скоростью, им чаще всего делегируют различные рутинные и повторяющиеся операции – которые не требуют больших интеллектуальных усилий, но отнимают у персонала много времени.

При этом область их применения расширяется за счет дополнительных инструментов: технологии оптического распознавания символов (OCR) – например, для перевода сканов документов в текстовый формат; технологии генеративного ИИ для общения с пользователем на естественном языке; BPM-движка для объединения нескольких роботов в единый сквозной бизнес-процесс.

Развиваются и возможности разработки программных роботов. В платформах автоматизации используются принципы No-Code/Low-Code – благодаря этому бизнес-аналитик или другой сотрудник компании сможет создать и настроить цифрового ассистента без помощи программистов – из готовых блоков и схем.

Эти технологии в синергии с RPA привели к созданию цифрового ассистента. Как правило, он встраивается в корпоративный портал компании, информационную систему, веб-приложение или мессенджер. Виртуальный помощник выглядит как чат-бот, который понимает смысл запроса, сделанного на естественном языке, грамотно выполняет поставленную задачу и оперативно выдает ответ, основываясь на корпоративной документации и внешних источниках.

Такие ассистенты находят применение во многих подразделениях компании. Рассмотрим, какие сценарии наиболее характерны для HR-отдела.

Сценарий 1: Поиск кандидатов по резюме

Рекрутинг с применением виртуального помощника выглядит следующим образом. HR-специалист запускает процесс по шаблону или формулирует текстовый запрос на естественном языке: например, указывает, что нужно найти тестировщика с определенным опытом, компетенциями и другими характеристиками. 

Далее ассистент анализирует резюме кандидатов по указанным критериям на выбранных площадках, формирует перечень релевантных анкет, ранжирует их по степени соответствия требованиям работодателя и выгружает результаты в виде сводной таблицы. Таким образом HR-специалисту не приходится проверять вручную сотни резюме – он может работать с уже готовым списком наиболее подходящих кандидатов.

Сценарий 2: Быстрое оформление и включение нового сотрудника в работу

Когда новый специалист приходит на оформление к работодателю, кадровая служба должна проверить его паспорт, СНИЛС, ИНН и другие документы и внести данные в учетные системы (кадровую, бухгалтерскую и т. д.). Большую часть этого процесса можно автоматизировать, а не делать вручную.

Например, еще до оформления цифровой ассистент может отправить кандидату письмо – запросить комплект личных документов для трудоустройства. Получив в ответ вложенные файлы со скриншотами документов, он проверит их комплектность, распознает текст на сканах и автоматически внесет нужные данные в учетные системы. Если каких-то документов недостает – помощник отправит дополнительный запрос.

Также очень важно, чтобы сотрудник в первый же рабочий день получил доступ ко всему необходимому софту – своему рабочему месту, ящику корпоративной почты, учетной записи в прикладных программах. Распознав данные человека в присланных документах, цифровой ассистент может создать соответствующую заявку в сервис-деск или даже завести учетные записи самостоятельно.

Сценарий 3: Онбординг и документальное сопровождение сотрудника

Функциональность чат-бота, интегрированного с корпоративной базой знаний, находит применение и в процессе адаптации нового сотрудника. Теперь специалист может получить готовые, структурированные и исчерпывающие ответы на многие вопросы у цифрового помощника, а не искать руководителя или другого компетентного сотрудника. По нашей статистике, с помощью такого сервиса компании удается закрыть до 80% вопросов сотрудников, а значит – сильно разгрузить ИТ-специалистов, кадровиков и менеджеров.

Кроме того, цифровой ассистент позволяет автоматизировать типовые процессы взаимодействия сотрудника с HR-отделом: выдачу выписок и справок (2-НДФЛ, расчет зарплаты и премий и т. д.), оформление командировок, авансовых отчетов, отпусков и больничных и т.п.

Такой сервис, кстати, полезен не только для снижения нагрузки на кадровых специалистов, но и для формирования сильного HR-бренда работодателя: потенциальные кандидаты ценят свое время, плохо терпят излишнюю бюрократию и поэтому положительно воспринимают быстрые, удобные и доступные сервисы взаимодействия.

Сценарий 4: Интеллектуальный поиск по базе знаний

Отдельным важным сценарием выделим интеллектуальный поиск в базе знаний, который пригодится всем сотрудникам, а не только новичкам.В компании, как правило, накапливается большое количество внутренних инструкций, стандартов, договоров, технических и других текстовых документов.

Преимущество цифрового ассистента здесь в том, что он обрабатывает запрос на естественном языке, имеет доступ ко всей базе знаний компании и использует передовые поисковые алгоритмы. И результат поисковой выдачи в большинстве случаев оказывается более качественным, чем просто поиск по ключевым словам.

Цифровые ассистенты на практике: примеры внедрений и реальная польза

Приведем два кейса из нашей практики. 

В ИТ-компании был создан узкоспециализированный цифровой ассистент, который автоматизирует прикрепление и открепление сотрудников к системе ДМС. Казалось бы, ничем не примечательный процесс – но эффект от внедрения оказался существенным.

В большинстве организаций, как правило, данная процедура проводится вручную раз в месяц: в страховую компанию отправляется заявка, где содержится перечень уволившихся сотрудников (для отключения от программы ДМС) и новичков (наоборот, для подключения к ДМС). При этом каждый день, пока покинувший организацию сотрудник остается в базе страховой компании, работодатель продолжает платить за него. Цифровой ассистент же следит за статусом сотрудников в кадровой системе, и в тот момент, когда в ней произошли изменения, самостоятельно формирует и отправляет письмо в страховую компанию.

Автоматизация этого процесса снижает для компании расходы на ДМС и повышает лояльность сотрудников благодаря оперативному подключению к программе.

В информационном агентстве внедрено комплексное решение, отвечающее за весь процесс обработки документов кадрового департамента: распознавание сканов документов, проверку на комплектность, автоматизированное заведение карточки сотрудника в учетных системах.

Цифровой ассистент выполняет без ошибок 99% задач, благодаря чему заказчику удалось высвободить время у половины сотрудников кадровой службы. Оформление новичков проходит быстрее и занимает 7 минут вместо прежних 15 минут. Уменьшилось и количество ошибок, связанных с человеческим фактором.

Итак, благодаря грамотному внедрению цифровых ассистентов в HR-процессы компания добивается своевременного выполнения типовых задач. Высвобождаются ресурсы HR-специалистов: за счет автоматизации рутины они могут посвятить больше времени решению интеллектуальных, аналитических вопросов. Повышаются как производительность и качество работы HR-специалистов, так и их вовлеченность и мотивация.

Источник