Товарные излишки и избыточные закупки: как хаос в номенклатуре съедает 15% бюджета

Когда склад работает против компании

Закупки и запасы должны обеспечивать бесперебойную работу бизнеса. Но на практике склады часто становятся источником проблем: неликвиды накапливаются, одни и те же позиции лежат под разными названиями, а закупщики продолжают заказывать то, что уже есть. В результате компания теряет деньги на управлении номенклатурой.

Где рождаются потери

Основная причина — некачественная нормативно-справочная информация (НСИ). Позиции вводятся вручную: отсюда ошибки в записях и неполные записи. Сотрудники разных подразделений пользуются своими системами и правилами, а единых стандартов просто нет. Даже незначительное расхождение в названии Пруток ПКРВХ 18,0 2000 БрАЖ9-4 МП ГОСТ 1628 — 2019 и Пруток ПКВВХ 18,0 2000 БрАЖ9-4 МП ГОСТ 1628 — 2019 воспринимается системой как разные товары.

В итоге появляются:

• товарные излишки — до 20% позиций, которые уже есть на складе, но о них никто не знает;

• избыточные закупки — компании тратят впустую около 15% бюджета на закупки;

• простои оборудования — до 3–5% в год, когда нужная деталь есть в запасах, но она «теряется» среди дублей и ошибочных записей.

Невидимая цена хаоса

Эти потери не всегда очевидны. В отчетах они прячутся за строками «операционные расходы», «списание неликвидов» или «дополнительные закупки». Но если сложить цифры, выходит ошеломляющая сумма. По оценкам экспертов, низкое качество НСИ обходится российским компаниям в миллиарды рублей ежегодно. И пока справочники остаются единственным помощником, ситуация только усугубляется: с ростом бизнеса растет и хаос в данных.

Что может изменить картину

Решение — интеллектуальный сервис НСИ. Он решает проблему за счёт приведения справочных данных к единому, структурированному и машиночитаемому виду. Система работает с наименованиями, характеристиками и атрибутами позиций, устраняя разрозненность и неоднозначность описаний.

Что даёт использование сервиса:

1. Нормализация НСИ. Наименования приводятся к полному и однозначному формату: тип изделия, стандарт, ключевые характеристики и свойства. Сокращения, коды и неочевидные обозначения преобразуются в читаемую структуру, пригодную для поиска и анализа.

2. Дедупликация данных. После нормализации система выявляет дубли и близкие по смыслу позиции, даже если они изначально были заведены под разными названиями или кодами.

3. Сопоставление справочников разных систем. Структурированные данные позволяют автоматически сопоставлять НСИ между ERP, MES, PDM и другими системами без ручного сравнения и ручных правил.

4. Быстрый поиск по характеристикам. Поиск выполняется не по точному названию, а по смысловым параметрам и свойствам. Это позволяет находить аналоги и заменители, даже если исходное обозначение неизвестно.

Это позволяет закупщикам видеть реальную картину: что уже есть в запасах, что действительно нужно заказать, а что можно заменить аналогом.

Так компания не просто экономит до 15% бюджета закупок, но и перестает «хранить деньги на складе» в виде неликвидов.

Экспертное решение

Подобные подходы уже применяются на практике. Интеллектуальный сервис нормализации НСИ SL Soft AI автоматизирует нормализацию НСИ и интегрируется с существующим ИТ-ландшафтом. Благодаря такому инструменту бизнес получает прозрачность в управлении номенклатурой, снижает риск избыточных закупок и возвращает бюджету миллионы, которые раньше оседали в складских излишках.