Номенклатура дел: что это такое, зачем она нужна и как ее составить

Представьте: налоговая запросила договор трехлетней давности. Или новый сотрудник ищет приказ о приеме на работу. Или просто нужно понять — а где вообще хранятся документы по проекту? Если в компании нет четкой системы, на поиск уходят часы. А иногда документ и вовсе не находится.

Номенклатура дел — это способ не доводить до такой ситуации. Разберем, что это за документ, кому он нужен и как его правильно оформить.

Что такое номенклатура дел

Если не уходить в официальные формулировки — это систематизированный перечень всех дел (групп документов), которые ведутся в организации. Каждое дело получает свое название, индекс и срок хранения. В итоге получается что-то вроде оглавления для всего документального архива компании.

Официально порядок составления такого документа регулируется Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ — они утверждены Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Кто обязан ее вести? По закону — организации из списка источников комплектования государственных и муниципальных архивов (это следует из ч. 2 ст. 20, ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Остальные юрлица формально не обязаны утверждать номенклатуру как отдельный документ. Однако требования к хранению документов, срокам их хранения и обеспечению сохранности распространяются на все организации. Сроки хранения устанавливаются нормативно (в частности, Перечнем, утвержденным Приказом Росархива № 236), и их необходимо соблюдать независимо от статуса организации. Поэтому на практике номенклатура дел используется как основной инструмент, который позволяет выполнить эти требования: систематизировать документы, учитывать их и своевременно уничтожать или передавать в архив. 

Кстати, именно отсутствие такой системы чаще всего становится проблемой: документы хранятся разрозненно, сотрудники ориентируются «по памяти», а при проверке или смене ответственных быстро выясняется, что единых правил нет.

Зачем она нужна на практике

Номенклатура дел выполняет несколько ключевых функций.

Во-первых, она определяет, в какое именно дело должен быть отнесен каждый документ. 

Во-вторых, используется как основа для составления описей дел постоянного и временного хранения свыше 10 лет. Дела со сроком хранения до 10 лет учитываются по номенклатуре и, как правило, в описи не включаются.

В-третьих, она обеспечивает учет дел и соблюдение сроков хранения, включая своевременное уничтожение документов по установленной процедуре.

Если компания работает в системе электронного документооборота (СЭД) или хранит документы в специализированной системе (СХЭД), номенклатура там становится классификатором: по ней присваиваются индексы дел, отслеживается движение файлов, систематизируются метаданные.

Еще один практический плюс — на основе номенклатуры дел удобно строить справочную картотеку по исполненным документам. Это особенно ценно в компаниях с большим объемом входящей корреспонденции.

Дополнительно номенклатура фиксирует фактическую деятельность подразделений: по ней видно, какие документы создаются и какие функции выполняются.

Три вида номенклатуры

Правила (Приказ Росархива № 77) выделяют три вида номенклатуры дел, которые различаются по области применения и степени обязательности.

1. Типовая. Разрабатывается для территориальных органов и организаций с похожей структурой. Это нормативный документ — то есть обязательный к применению, а не рекомендательный. Она обязательна для применения в тех организациях, для которых утверждена, и используется как основа для разработки индивидуальных номенклатур. Согласуется с экспертно-проверочными комиссиями архивных органов. 

2. Примерная. Здесь жестких рамок нет — документ предлагает состав дел, который каждая организация может адаптировать под свою структуру и функции. Согласуется в установленном порядке с архивными органами. 

3. Индивидуальная. Разрабатывается конкретной организацией с учетом ее структуры, функций и документооборота. Как правило, составляется ежегодно и вводится в действие с 1 января. Разрабатывается ежегодно в конце года и вводится в действие с 1 января.

Между этими тремя видами есть четкая иерархия: типовая задает общие правила, примерная — ориентиры, индивидуальная — применяется на практике.

Как составить номенклатуру дел

Работа идет «снизу вверх»: структурные подразделения формируют свои разделы, после чего служба делопроизводства объединяет их в единый документ.

На первый взгляд, кажется, что это долго и сложно. На практике, если делать это ежегодно и не запускать, процесс занимает не так много времени — особенно когда есть готовая структура с прошлого года, которую нужно лишь актуализировать.

Из чего состоит документ

Номенклатура делится на разделы. Их заголовки — это либо названия подразделений (бухгалтерия, отдел кадров, юридический отдел), либо направления, если структура компании устроена иначе.

Важный момент: в документ включаются заголовки не только бумажных дел, но и электронных, и смешанных. Вид носителя и любые особенности — в графе «Примечание».

Если в заголовке упоминается информационная система или база данных, необходимо уточнять состав документов.. «База данных 1С» — плохой заголовок. «Регистры бухгалтерского учета в 1С за 2024 год» — уже конкретно и понятно.

Точность формулировок в заголовках принципиальна: размытые названия затрудняют учет и поиск документов.

Что входит в таблицу

После таблицы — подпись ответственного лица (например, руководителя службы делопроизводства) с расшифровкой и датой. В конце года добавляется итоговая запись о количестве заведенных дел. Она нужна не только для отчетности, но и чтобы увидеть, насколько реальный документооборот совпал с тем, что планировалось.

Эта запись используется для анализа фактического документооборота и актуализации номенклатуры.

Как утвердить

Здесь все зависит от того, является ли организация источником комплектования архива.

• Если является: номенклатуру сначала согласуют с экспертной комиссией, затем утверждает руководитель. При необходимости направляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. Если в организации меняется структура или функции, номенклатура подлежит пересмотру.
• Если не является: утверждают самостоятельно, без внешнего согласования. При этом требования к ее качеству сохраняются, поскольку документ используется при проверках.

Отдельный момент — экспертная комиссия. Во многих организациях она существует формально: собирается раз в год, подписывает бумаги и расходится. Рекомендована серьезная работа экспертной комиссии для оценки ценности документов и обоснованности сроков хранения.

Сроки хранения: откуда берутся цифры

Это, пожалуй, самое важное в номенклатуре. Срок хранения нельзя назначить произвольно — он берется из Перечня типовых управленческих архивных документов (утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Рядом со сроком обязательно указывается номер статьи из этого Перечня.

Все документы делятся на три категории:

Постоянное хранение. Документы с исторической, культурной или иной общественной ценностью. Не подлежат уничтожению. 

Временное хранение больше 10 лет. Хранятся до тех пор, пока не потеряют актуальность или не будут переданы в архив. Большинство кадровых документов попадает именно сюда.

Временное хранение до 10 лет включительно. Документы с ограниченным сроком практической ценности. После истечения срока уничтожаются по установленной процедуре — с составлением акта.

Ошибки в сроках хранения — частая причина замечаний при проверках. Поэтому при любых сомнениях нужно открывать Перечень.

Перечень может актуализироваться, поэтому номенклатуру необходимо поддерживать в актуальном состоянии.

Документы с пометкой «ЭПК» подлежат дополнительной экспертизе ценности. Их уничтожение без решения экспертной комиссии не допускается.

Итог

Номенклатура дел — это инструмент систематизации и управления документами, который обеспечивает их учет, хранение и соблюдение требований законодательства. Она подлежит регулярной актуализации, отражает структуру организации и формируется на основе номенклатур подразделений. Сроки хранения устанавливаются только по Перечню Росархива от 20.12.2019 № 236. Номенклатура не является формальностью: ее наличие снижает риски потери документов, нарушений сроков хранения и замечаний при проверках.