Как обеспечить долговременное хранение юридически значимых электронных документов: требования и решения

Требования к системам хранения электронных документов (СХЭД)

Электронные архивы должны соответствовать ряду требований для надежного и долговременного хранения юридически значимых документов. Рассмотрим, какие меры нужно принять для обеспечения их безопасности и доступности в течение длительного времени.

Новые правила хранения документов

С сентября 2023 года в силу вступили новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях», утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (Приказ 77). Эти правила заменили предыдущие, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Новые требования обязательны для госструктур и организаций, сдающих документы в государственные и муниципальные архивы.

Системы хранения электронных документов (СХЭД)

СХЭД должны выполнять следующие функции:

Прием электронных документов на архивное хранение и автоматическая проверка наличия всех необходимых файлов.
Включение электронных архивных документов (ЭАД) и их метаданных в СХЭД с фиксацией даты поступления и информации о документе.
Хранение электронных архивных документов вместе с метаданными, учет и систематизация по фондам и номенклатуре дел.
Резервное копирование и восстановление электронных архивных документов и их метаданных.
Обеспечение процессов конвертации и миграции электронных архивных документов.
Формирование уведомлений об истечении сроков хранения и проектов актов о выделении к уничтожению документов.

Компании должны проверить функциональные возможности уже внедренных систем хранения электронных документов (СХЭД) на соответствие новым правилам и, при необходимости, доработать систему.

Обеспечение юридической значимости электронных документов

Согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), обладает юридической силой при условии, что сертификат был действителен на момент подписания и документ не был изменен. Для подтверждения юридической значимости рекомендуется устанавливать метку доверенного времени, чтобы фиксировать точное время подписания документа и действительность сертификатов.

Требования к электронным архивным документам (ЭАД)

В состав ЭАД входят:

Файл основной части электронного документа (в формате PDF/A).
Файлы неотъемлемых приложений к документу (если они есть).
Файл или файлы электронных подписей (при наличии).
Файл метаданных документа в формате xml, содержащий регистрационно-учетные сведения.

ЭАД должен представлять собой файл-контейнер (zip). В «Цитрос Архив» поддерживается включение в состав ЭАД оригиналов подписанных документов и их конвертированных в PDF/A версий.

Гибридные архивы

Новые правила допускают хранение в СХЭД скан-копий оригиналов бумажных документов. Однако уничтожать оригиналы до окончания срока их хранения нельзя, даже если есть их электронные копии. Возможность создания электронных дубликатов, заверенных электронной подписью, обсуждается, но соответствующий закон еще не принят.

Заключение

Соблюдение новых требований к системам хранения электронных документов (СХЭД) и электронным архивным документам (ЭАД) обеспечивает долговременное хранение юридически значимых документов. Важно адаптировать системы под текущие стандарты и следить за изменениями в законодательстве, чтобы гарантировать их надежность и юридическую значимость.