Как искусственный интеллект облегчает работу с архивными документами

В автоматизированные системы для долговременного хранения документов — цифровые архивы — могут быть встроены интеллектуальные функции. Речь идет о полноценных архивах, где организовано хранение бумажных и электронных документов с поддержанием их юридической значимости и соблюдением законодательных требований по архивному делопроизводству.

Возможности таких архивов могут быть расширены следующими ИИ-сервисами:

• технология интеллектуальной обработки документов (IDP-сервис с OCR) — распознавание файлов разных форматов, извлечение ключевых данных, проверка полноты пакетов, сверка и сравнение версий документов;

• интеллектуальный поиск — поиск по смыслу с учетом отраслевой специфики, синонимов и контекста;

• сервисы генеративного ИИ — подготовка документов по шаблонам, составление аннотаций, подготовка отчетов и ответов на вопросы сотрудников или клиентов на основе корпоративной базы знаний;

• AI-ассистенты — решение конкретных профильных задач, которые обычно выполняет сотрудник, действие строго по сценарию и запуск по запросу пользователя, что гарантирует соблюдение регламентов и минимизирует ошибки;

• AI-агенты — автономная работа, выполнение процесса без привлечения сотрудника;

• сервис нормализации НСИ — унификация справочников и приведение наименований к единому стандарту, устранение дублей.

Обработка документов

В делопроизводстве еще достаточно велик объем бумажных документов, и их обработка — один из самых трудоемких процессов.

Ускорить обработку как оперативных документов, так и ретроконверсию исторического массива данных позволяют IDP-сервисы c OCR, используемые в комплексе с электронными архивами. Данные могут поступать из различных источников — писем из почты, вложений чатов, локальных дисков, корпоративных систем компании и многих других. Затем происходит непосредственно оцифровка — перевод документа в электронный вид с распознанным текстовым слоем и с последующим извлечением нужных данных. Распознавать можно не только печатный, но и рукописный текст с точностью до 95%, и лишь в некоторых случаях необходимо привлекать оператора для корректировки результатов.

Распознавание бывает необходимо и при использовании ЭДО, причем как для формализованных, так и неформализованных документов, особенно без текстового слоя — например, если поступил договор в виде скан-копии.

Когда в архиве будет полезен ИИ

В работе архивистов и делопроизводителей есть очень много задач, которые можно решать с применением ИИ-инструментов. Рассмотрим лишь некоторые их них.

Занесение цифровых копий с атрибутированием карточки и автокомплектование. По результатам оцифровки и текстового анализа в архивной системе могут автоматически создаваться и заполняться карточки документов. Для уже размещенных в цифровом архиве документов, как бумажных, так и электронных, можно добавить «умные» правила автоматической маршрутизации и автокомплектования. Например, документы, относящиеся к одному договору, автоматически будут объединены в комплект и связаны с этим договором. В рамках автокомплектования система может проверять полноту пакета по различным признакам и оповещать о недоукомплектованности (если таковая случилась). Если изначально поступил неполный пакет документов, то при отправке недостающих документов они автоматически добавляются в правильный пакет. Сотруднику не нужно искать его вручную.

Аннотирование документов. Сервис генеративного ИИ проведет анализ содержимого документа, выделит ключевую информацию и оформит аннотацию.

Классификация документов по номенклатуре дел и определение сроков хранения. При помощи ИИ может осуществляться классификация документов по тематикам, номенклатуре дел, срокам хранения и т.д. Например, по завершению работы с документом интеллектуальный сервис может автоматически классифицировать его по номенклатуре и списать в соответствующее дело.

Сверка бумажных реестров с фактически переданными в архив документами. Интеллектуальный ассистент может осуществить сверку реестра документов, загруженных в архив, со скан-образом бумажной описи и по результатам сформировать список расхождений и ошибок.

Поиск документов по смыслу и контексту. Именно интеллектуальный поиск позволяет быстро находить документы и информацию, используя не просто ключевые слова, а контекст, смысл и связи. Пользователь в поисковой строке или чате вводит запрос на естественном языке, а система, учитывая синонимы и отраслевую специфику, исправляя опечатки и ошибки, подберет и сформирует пакет документов. Например, если в запросе указать «кредитование бизнеса», то интеллектуальный поиск найдет в архиве в том числе и документы, где есть синонимы — слова «финансирование», «займ», «инвестиции» и т.д., а также похожие по семантике формулировки, например, «капиталовложения в предприятие» или «финансирование организации».

Подбор документов по запросам. Архивисты могут использовать интеллектуальный поиск и генеративный ИИ в подготовке ответов на запросы, значительно экономя время при формировании проектов писем с пакетами документов, проектов архивных справок и т.д.

Контроль состояния документов и конвертация контента. Интеллектуальный ассистент может помочь в проверке наличия и состояния (например, воспроизводимости) документов, размещенных на хранение; в конвертации контента, формат которого устарел, и чье воспроизведение невозможно.

Эффект от применения ИИ

Внедрение электронных архивов и других корпоративных систем с интеллектуальными сервисами позволяет перестроить привычные бизнес-процессы и работу с информацией. Рутинные операции передают искусственному интеллекту, а у сотрудников высвобождается время — до 20%, по опыту использования «Цитрос Архива» — для решения тех задач, где требуется непосредственное участие специалиста.

Ускоряется поиск и предоставление документов по запросам, сокращается доля ручного труда и исключаются ошибки, обусловленные человеческим фактором. Все это экономит силы сотрудников и материальные ресурсы. При работе в «Цитрос Архиве» можно говорить о следующих показателях: до 30% быстрее происходит поиск документов: в среднем экономия времени на поиск информации в корпоративных ресурсах — не менее двух часов в день, что в месяц уже составляет целую неделю.