Как интеллектуальный архив может сократить ручной труд на 90%

Каждый бизнес сталкивается с одной и той же проблемой: тонны бумажных и терабайты электронных документов. Их обработка, хранение и поиск — трудоемкий процесс, который поглощает время и деньги.

Решение — переход от традиционного архива к интеллектуальному. Помимо просто хранения и обеспечения юридической значимости электронных документов, интеллектуальный архив с AI-сервисами структурирует информацию, делает ее доступной и удобной для использования.

5 ключевых задач, которые закрывает AI

Интеллектуальный ввод. Система оцифровывает бумажные документы, распознает печатный и рукописный текст со средней точностью до 95%, а также электронные документы без текстового слоя. AI автоматически извлекает ключевые данные, формирует описание (метаданные) и, самое главное, позволяет автоматически заполнять атрибуты карточек документов или предлагает рекомендации по их заполнению.

Классификация. AI по результатам текстового анализа классифицирует документ по тематикам и определяет срок его хранения с учетом типа документа и требований законодательства. Также он может определить принадлежность дела по номенклатуре дел.

Семантический поиск по смыслу, а не по слову. Например, если необходимы все документы, связанные с кредитованием бизнеса, то интеллектуальный поиск найдет документы не только с этим словосочетанием, но и с синонимами: «финансирование», «займ», «инвестиции» и т.д.

Генерация ответов и аннотаций. Сервисы генеративного AI на основе анализа содержимого документа могут подготовить аннотацию, опираясь на корпоративную базу знаний — проекты архивных справок, письма с пакетами документов и т.д.

Автономная работа AI-агентов. AI-агенты могут работать автономно, без участия сотрудника, и выполнять типовые рутинные процессы — от сбора пакета документов до его передачи на хранение, строго следуя заданному сценарию.

Технологический фундамент: комплекс AI-сервисов для обработки документов

Реализация интеллектуального архива требует не одной технологии, а целой системы взаимосвязанных AI-сервисов. Ее компоненты отвечают за глубокую обработку и автоматизацию работы с контентом и составляют технологическую базу современных платформ:

• IDP-сервис (Intelligent Document Processing): ядро системы, отвечающее за распознавание, извлечение данных и проверку полноты пакетов документов любого типа.

• Сервисы генеративного искусственного интеллекта (GenAI): используются для создания нового контента — аннотаций, отчетов и ответов на запросы на основе уже имеющихся данных и знаний.

• AI-ассистенты и AI-агенты: интеллектуальная гиперавтоматизация, в которой объединены RPA (программные роботы) и AI для выполнения типовых задач по сценарию или автономно.

• Сервис нормализации НСИ: унифицирует справочники и приводит наименования к единому стандарту, обеспечивая чистоту и качество данных во всем архиве.

Конкретные бизнес-выгоды

Внедрение интеллектуальных сервисов — не просто модернизация, а ценная инвестиция, которая окупается. Достаточно подключить нужный сервис, чтобы повысить эффективность процессов и рациональнее использовать корпоративные данные. По нашему проектному опыту получаются такие цифры:

• оптимизация трудозатрат за счет сокращения ручного труда до 90%;

• высвобождение до 20% времени высококвалифицированных специалистов для стратегических задач;

• ускорение поиска документов до 30%, что в масштабах компании может сэкономить до недели в месяц на рутинном поиске информации.