Что относится к электронным перевозочным документов (ЭПД): 6 основных видов и их назначение

Кратко про электронные перевозочные документы (ЭПД)

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это документы в цифровом формате, которые оформляются при организации грузовых перевозок и передаются между участниками транспортного процесса. Они заменяют бумажные документы, которые ранее использовались для подтверждения условий перевозки, передачи груза и выполнения обязательств между сторонами.

ЭПД применяются при взаимодействии грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Документы формируются в установленном формате, подписываются электронной подписью и передаются через информационные системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) в государственную систему ГИС ЭПД.

Переход на электронный формат позволяет сократить время оформления перевозок, уменьшить количество ошибок при заполнении документов и сделать обмен информацией между участниками логистической цепочки более прозрачным.

6 основных видов ЭПД

В состав электронных перевозочных документов входят несколько видов документов, которые используются на разных этапах организации перевозки. Каждый из них фиксирует отдельную часть транспортного процесса — от согласования условий доставки до подтверждения выполнения обязательств между участниками.

Электронная путевая накладная (ЭПЛ)

Электронная путевая накладная (ЭПЛ) — документ, который содержит сведения о работе транспортного средства при выполнении перевозки. Она используется для фиксации информации о маршруте, водителе, автомобиле и параметрах выполнения транспортной операции.

В документе указываются данные о транспортном средстве, времени начала и окончания работы, направлении движения и других обстоятельствах, связанных с использованием автомобиля. ЭПЛ помогает учитывать выполнение перевозки и контролировать работу транспорта в цифровом формате.

Переход на электронную форму позволяет отказаться от ручного заполнения бумажных путевых документов и связать данные о работе транспорта с другими информационными системами компании.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — один из ключевых документов при автомобильной перевозке грузов. Она подтверждает заключение договора перевозки и фиксирует основные условия взаимодействия между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.

ЭТрН содержит сведения о сторонах перевозки, характеристиках груза, месте погрузки и выгрузки, маршруте следования, стоимости услуг и других параметрах доставки. Документ сопровождает груз на протяжении всего перевозочного процесса.

После оформления и подписания электронной подписью ЭТрН получает юридическую силу. Документ передается через оператора ИС ЭПД и используется для подтверждения передачи груза и выполнения перевозочных обязательств.

Электронный заказ-наряд (ЭЗН)

Электронный заказ-наряд (ЭЗН) используется для оформления заказа на выполнение транспортной услуги. Документ фиксирует договоренности между заказчиком и исполнителем до начала перевозки.

В ЭЗН указываются сведения о заказчике, перевозчике, условиях выполнения работы, характеристиках перевозки и других параметрах, необходимых для оказания транспортной услуги.

Использование электронного заказ-наряда позволяет сократить время согласования условий перевозки и сохранить информацию о договоренностях между участниками в единой цифровой среде.

Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ)

Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) — документ, который используется для передачи перевозчику информации о необходимости выполнить транспортную услугу. Он помогает согласовать основные параметры будущей перевозки между заказчиком и исполнителем.

В документе указываются сведения о грузе, маршруте перевозки, сроках доставки, требованиях к транспортному средству и другие условия выполнения услуги. Эти данные используются при формировании последующих электронных перевозочных документов и организации взаимодействия между участниками.

Заказ-заявка фиксирует основные договоренности между заказчиком и перевозчиком, помогает согласовать параметры перевозки и перевести процесс подготовки документов в электронный формат.

Электронная сопроводительная ведомость (ЭСВ)

Электронная сопроводительная ведомость (ЭСВ) — электронный документ, который используется для передачи дополнительных сведений о перевозке. Она дополняет основные ЭПД и помогает сохранить информацию, необходимую участникам транспортного процесса.

Документ может содержать данные о грузе, условиях доставки, особенностях выполнения перевозки и другие сведения, которые требуются для сопровождения транспортной операции. Сопроводительная ведомость позволяет объединить дополнительную информацию с основными электронными документами и сохранить ее в едином цифровом контуре.

Электронный договор фрахтования (ЭФД)

Электронный договор фрахтования ( фиксирует условия предоставления транспортного средства для перевозки груза. Документ применяется при оформлении отношений между заказчиком и владельцем транспорта.

В договоре отражаются основные условия предоставления транспорта, параметры перевозки и обязанности сторон. Электронный формат позволяет согласовывать условия без обмена бумажными экземплярами документов.

Договор фрахтования в составе ЭПД помогает перевести взаимодействие участников перевозки в цифровую среду и сохранить юридически значимую историю согласования условий.

Какие документы связаны с ЭПД

Помимо основных электронных перевозочных документов, в процессе организации перевозки могут использоваться дополнительные документы, которые сопровождают транспортные операции. Они помогают оформить оказание услуг, подтвердить передачу товаров, зафиксировать полномочия сотрудников и обеспечить полный электронный документооборот между участниками.

Электронный акт выполненных работ (оказанных услуг)

Электронный акт выполненных работ (оказанных услуг) подтверждает факт оказания транспортной услуги и выполнения обязательств между заказчиком и исполнителем. Документ используется после завершения перевозки, когда необходимо зафиксировать результат работы и подготовить сведения для бухгалтерского учета.

В акте указываются данные об исполнителе и заказчике, оказанной услуге, периоде выполнения работ, стоимости и других параметрах операции. Электронный формат позволяет передавать документ между сторонами через системы ЭДО и использовать информацию в учетных системах компании.

При работе с ЭПД электронный акт связывает сведения о выполненной перевозке с расчетами между участниками. Документ фиксирует основные данные об операции:

• Факт оказания услуги. В документе отражается выполнение перевозки и принятие результата работы заказчиком.
• Сведения о выполненных работах. Акт содержит информацию об исполнителе, заказчике, периоде оказания услуги и других параметрах операции.
• Данные для бухгалтерского учета. Документ используется при отражении расходов и проведении расчетов с контрагентами.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ (УПД) используется для оформления передачи товаров и подтверждения хозяйственных операций между организациями. Он объединяет функции первичного учетного документа и счета-фактуры.

В рамках перевозочных процессов УПД может применяться вместе с ЭПД для отражения операций, связанных с передачей продукции и расчетами между участниками сделки. Документ помогает связать поставку товара, перевозку и бухгалтерский учет в единой цифровой цепочке.

Счёт-фактура

Электронный счёт-фактура применяется для налогового учета операций, связанных с реализацией товаров и услуг. Документ используется организациями для подтверждения начисления и вычета налога на добавленную стоимость.

При электронном обмене счёт-фактура передается через операторов ЭДО и может использоваться совместно с другими документами, сопровождающими поставку и перевозку. Это позволяет объединить налоговый и транспортный документооборот в одной цифровой среде.

Машиночитаемая доверенность (МЧД)

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный документ, который подтверждает полномочия сотрудника на подписание документов от имени организации. Она используется при работе с электронной подписью, когда документы подписывает не руководитель компании, а уполномоченный представитель.

МЧД содержит сведения о доверителе, представителе, сроке действия доверенности и доступных полномочиях. Информация в документе представлена в машиночитаемом формате, поэтому информационные системы могут автоматически проверять права подписанта.

Использование МЧД позволяет перевести процесс подтверждения полномочий полностью в электронный вид, отказаться от бумажных доверенностей и упростить работу сотрудников, которые участвуют в оформлении ЭПД.

Электронная заявка экспедитору или поручение экспедитору

Электронная заявка экспедитору или поручение экспедитору используются при организации перевозки с участием экспедиторских компаний. Документы фиксируют условия взаимодействия между заказчиком и экспедитором, которому поручается организация доставки.

В них указываются сведения о грузе, маршруте, требованиях к перевозке и других условиях выполнения поручения. Электронный формат позволяет быстрее передавать информацию между участниками и использовать ее при подготовке последующих перевозочных документов.

Что стимулирует компании переходить на ЭПД в 2026 году

Основным фактором перехода становится обязательное использование ЭПД для участников грузоперевозок. С 1 сентября 2026 года оформление и передача ряда транспортных документов должны выполняться в электронном формате через ГИС ЭПД в соответствии с требованиями законодательства.

Переход регулируется изменениями в нормативной базе, которые направлены на перевод транспортного документооборота в цифровой формат и создание единой системы контроля перевозок. Участники рынка должны учитывать требования к оформлению ЭПД, использованию электронной подписи и передаче документов через операторов информационных систем ЭПД.

Дополнительным элементом цифровизации транспортной отрасли стала платформа «ГосЛог», которая объединяет государственные сервисы для участников перевозочного процесса. В рамках развития системы создаются электронные реестры, включая реестр экспедиторов и реестр грузоперевозчиков, что позволяет проверять сведения об участниках перевозок и повышать прозрачность отрасли.

Помимо требований законодательства, компании переходят на ЭПД из-за практических преимуществ:

Быстрый обмен документами. ЭПД передаются между участниками перевозки через информационные системы без необходимости отправки бумажных экземпляров и ожидания их получения.

Снижение количества ошибок. Электронные сервисы помогают контролировать заполнение обязательных полей и выявлять неточности до передачи документа контрагенту.

Централизованное хранение документов. Электронный архив позволяет сохранять перевозочную документацию в цифровом виде, быстро находить нужные документы и отслеживать историю работы с ними.

Контроль статусов перевозки. Участники транспортного процесса могут видеть этапы обработки документов и отслеживать их движение между сторонами.

Как работает обмен ЭПД между участниками перевозки

Обмен электронными перевозочными документами происходит через операторов ИС ЭПД, которые обеспечивают взаимодействие участников перевозки с государственной системой ГИС ЭПД.

Общую схему взаимодействия участников перевозки с ГИС ЭПД можно представить следующим образом:

В процессе обмена документы проходят несколько этапов:

1. Формирование документа. Грузоотправитель создает электронный перевозочный документ в учетной системе или сервисе оператора ИС ЭПД.
2. Подписание ЭПД. Документ подписывается электронной подписью уполномоченного участника перевозки.
3. Передача данных в ГИС ЭПД. Оператор ИС ЭПД передает сведения в государственную информационную систему.
4. Обработка перевозчиком. Перевозчик получает документ, при необходимости дополняет его сведениями о перевозке и подписывает со своей стороны.
5. Подтверждение получения груза. Грузополучатель принимает документ и подтверждает завершение перевозочной операции.

Если участники перевозки используют разных операторов ИС ЭПД, обмен между ними выполняется через механизм межоператорского взаимодействия. Это позволяет компаниям работать в собственных системах без необходимости переходить на одного оператора.

Преимущества перехода на ЭПД по сравнению с бумажными документами

Переход на электронные перевозочные документы позволяет изменить привычный порядок работы с транспортной документацией. Обмен сведениями между участниками становится быстрее, а оформление и контроль документов переходят в цифровой формат.

Быстрый обмен документами. ЭПД передаются между участниками перевозки через информационные системы без необходимости отправки бумажных экземпляров и ожидания их получения.

Снижение количества ошибок. Электронные сервисы помогают контролировать заполнение обязательных полей и выявлять неточности до передачи документа контрагенту.

Централизованное хранение документов. Электронный архив позволяет сохранять перевозочную документацию в цифровом виде, быстро находить нужные документы и отслеживать историю работы с ними.

Контроль статусов перевозки. Участники транспортного процесса могут видеть этапы обработки документов и отслеживать их движение между сторонами.

Ответы на практические вопросы от CIO-сообщества

В SPb CIO Club мы регулярно обсуждаем практические вопросы, с которыми сталкиваются ИТ-руководители в своих компаниях, и обмениваемся опытом их решения. Один из участников сообщества столкнулся с вопросом организации подписания ЭТрН сотрудниками склада. Для оценки возможных вариантов организации этого процесса мы запросили мнение команды SL Soft, разработчика системы «Цитрос СЭД».

Предмет интереса:

Сейчас мы прорабатываем организацию этого процесса для сотрудников склада и рассматриваем разные варианты: оформлять УКЭП и МЧД на каждого сотрудника, фактически принимающего товар, либо определить ограниченный круг уполномоченных подписантов.

1. Как организовано подписание ЭТрН?
2. На кого оформлены УКЭП и МЧД?
3. Кто подписывает Титул 3: фактически принимающий товар сотрудник или отдельное уполномоченное лицо?
4. Как при этом закреплена материальная ответственность?
5. С какими организационными, юридическими или техническими сложностями можно столкнуться?

Будем особенно признательны, если получится уточнить практику разделения фактической приёмки товара и юридически значимого подписания Т3, а также подходы к материальной ответственности сотрудников.

Как организовать подписание Титула 3

Юлия Ворожбицкая, руководитель группы внедрения и сопровождения проектов SL Soft:

«Т3 — это титул грузополучателя, который подписывается при выгрузке и приемке. Юридически значимую подпись чаще ставит физическое лицо, а не юридическое лицо.

• От имени юридического лица действует его руководитель, который редко участвует в приемке товаров.
• Чаще документ подписывает сотрудник с личной УКЭП физического лица и МЧД.

Т3 подписывает «грузополучатель или лицо, уполномоченное на подписание ЭТрН от имени грузополучателя», то есть не обязательно сотрудник, который физически принимал товар. Это ключевой момент для организации процесса.

На кого оформлять УКЭП и МЧД

Возможны два основных варианта.

Вариант А — подпись у каждого приемщика.

УКЭП и МЧД оформляются на каждого кладовщика или приемщика, фактически принимающего товар. Тогда подписание Т3 происходит непосредственно на месте, в момент выгрузки, с минимальной задержкой. Между фактом приемки и юридически значимым подписанием практически нет разрыва, поскольку данные приемки и подпись формирует одно лицо.

Однако такой вариант требует значительного объема работы с УКЭП: выпуска, продления, администрирования и отзыва при увольнении сотрудников. Аналогично увеличивается количество МЧД, для которых необходимо вести реестр и контролировать сроки действия. Возникают дополнительные затраты на обучение сотрудников и организацию работы с юридически значимой электронной подписью.

Вариант Б — ограниченный круг уполномоченных подписантов.

УКЭП и МЧД оформляются на узкий круг сотрудников — например, логиста, руководителя склада, старшего смены или специалиста, работающего в ЭДО. Они подписывают Т3 на основании данных фактической приемки, внесенных кладовщиком. Сам кладовщик может подтверждать приемку, например, с помощью ПЭП.

Такой подход сокращает количество УКЭП и МЧД, упрощает их администрирование и усиливает контроль над юридически значимыми действиями. При этом появляется временной разрыв между приемкой и подписанием, поэтому необходимо обеспечить оперативную передачу данных и контроль процесса.

Наиболее управляемым вариантом для склада может быть гибридный подход: фактическую приемку выполняет кладовщик без права юридически значимой подписи Т3, а сам документ подписывает ограниченный круг уполномоченных сотрудников.

Кто подписывает Т3: принимающий сотрудник или уполномоченное лицо

Закон допускает оба варианта. Т3 может подписать как сотрудник, фактически принимающий товар, например кладовщик, так и отдельное уполномоченное лицо.

Ключевое требование заключается в том, что у подписанта должна быть УКЭП физического лица и корректно оформленная МЧД с полномочием на подписание электронных перевозочных документов, включая ЭТрН, от имени грузополучателя.

При ограниченном круге подписантов кладовщик отвечает за фактическую приемку и достоверность данных о том, какой товар поступил и в каком состоянии. Его действия должны быть зафиксированы во внутренних документах — например, в акте приемки, акте о расхождениях, данных WMS или с помощью подписи в мобильном терминале.

Уполномоченное лицо, в свою очередь, совершает юридически значимое действие от имени компании и подписывает Т3 на основании данных фактической приемки.

Как закрепляется материальная ответственность

Материальная ответственность сотрудника не привязана непосредственно к факту подписания Т3. Она связана с тем, что сотруднику вверены товарно-материальные ценности и он фактически работает с ними.

Материальная ответственность кладовщика возникает в рамках его работы с принятыми товарно-материальными ценностями и должна быть подтверждена фиксацией факта приемки во внутренних документах. Для этого необходим собственный документальный или электронный «след» приемки — например, акт, данные WMS или подтверждение в терминале.

Если Т3 подписывает сотрудник, который непосредственно не работает с товарно-материальными ценностями, например бухгалтер или логист, он не обязательно становится материально ответственным лицом за товар. Его ответственность связана прежде всего с корректностью юридически значимого подписания документа и достоверностью данных, на основании которых оно было совершено.

Такой подход позволяет разделить материальную ответственность за товар и ответственность за юридически значимое оформление электронного перевозочного документа.

Возможные организационные, юридические и технические сложности

Организационные сложности:

• Согласование сроков и ответственных за подписание Т3. При отсутствии четкого процесса перевозка может «зависнуть», а водитель — не закрыть рейс.
• Ротация персонала. При увольнении уполномоченного подписанта необходимо оперативно выпустить новую УКЭП и МЧД либо перераспределить полномочия.
• Обучение сотрудников. Участники процесса должны понимать, кто подписывает Т3 и что означают отдельные данные документа, особенно информация о расхождениях и состоянии груза.

Юридические сложности:

• Корректное оформление МЧД. Полномочия должны явно включать подписание ЭПД и ЭТрН от имени грузополучателя.
• Несовпадение подписанта и сотрудника, фактически принимающего товар. Если Т3 подписывает другой сотрудник, при возникновении споров о расхождениях необходима надежная связь между данными фактической приемки и подписанным документом.
• Соблюдение сроков предъявления претензий. Задержка подписания Т3 не должна влиять на возможность своевременно зафиксировать недостачу или брак.
• Корректное разграничение ответственности между сотрудником, работающим с товаром, и уполномоченным подписантом.

Технические сложности:

• Необходимость использования оператора ЭДО с поддержкой ГИС ЭПД, поскольку обычного ЭДО для работы с электронными перевозочными документами недостаточно.
• Интеграция WMS или TMS с ЭДО для автоматической передачи данных фактической приемки в Т3.
• Поддержка офлайн-сценариев при отсутствии или нестабильном соединении на складе.
• Управление УКЭП: выпуск, продление, отзыв и контроль использования ключей.
• Управление МЧД: ведение реестра, контроль сроков действия и оперативный отзыв при увольнении сотрудников».