SOICA: как увеличить скорость обработки документов, снизив стоимость бизнес-процессов

SOICA распознает, извлекает и обрабатывает текстовый слой из скан-образов, фотографий, цифровых копий документов любого типа.

Полученные данные можно редактировать, сохранять, переносить в системы учета и анализировать.

Большинство этих рутинных задач можно автоматизировать с помощью решений на базе технологии OCR (Optical Character Recognition). Подобная автоматизация увеличивает скорость обработки документов, сводит к минимуму риск ошибок и влияние человеческого фактора. Для активно растущих предприятий внедрение OCR-технологии — это возможность кратно повысить производительность, не раздувая штат сотрудников.
 
Одно из таких решений — платформа SOICA от российской компании SL Soft. 
SOICA распознает, извлекает и обрабатывает текстовый слой из скан-образов, фотографий, цифровых копий документов любого типа. Затем его можно редактировать, сохранять, переносить в системы учета и анализировать. 

Функциональные возможности SOICA 

• оцифровать архив документов: это могут быть электронные документы, фото или сканы бумажных экземпляров; 
• классифицировать и распределить входящий поток документов — SOICA извлекает необходимые атрибуты и направляет их в нужные подразделения для дальнейшей работы; 
• обработать первичную документацию — SOICA работает со всеми типами первичной документации, включая счета, счета-фактуры, акты, УПД, ТОРГ-12, транспортные накладные, УКД, КСФ, ИСФ и т.д.; 
• сравнить версии документов и найти несогласованные изменения (например, экземпляры договора у заказчика и контрагента); 
• обработать кадровые документы и внести информацию о сотрудниках в учетную систему; 
• сопоставить данные (номенклатуры, товарные позиции, единицы измерения) с различными справочниками или с данными внутренней информационной системы компании; 
• проверить данные в документе по внешним и внутренним базам, например по базе МВД или ФНС; 
• сверить реквизиты, печати, подписи — SOICA распознает текст даже на нечетких штампах; 
• деперсонализировать документы, например, убрать из документа паспортные данные; 
• нанести штрихкод на цифровую версию документа; 
• сформировать документы в комплект по заданным параметрам; 
• разделить единый файл на отдельные документы; 
• оцифровывать ветхие документы низкого качества с механическими повреждениями.

Как SOICA извлекает и передает данные

Платформа SOICA способна импортировать документы из любого источника от физического носителя до внутренних информационных систем компании, например, из электронных архивов, почтовых серверов.

Формат документа тоже может быть любой: PDF, PDF/A, DOCX, JPG, PNG и т.д. После распознанные документы OCR-система распределит по системам заказчика: ERP, CRM, WMS, ЭДО, отраслевые решения (банковские, страховые, медицинские и т.д.). Текстовые данные SOICA выгружает в форматах XML, JSON, TXT, а также в шаблонах Office. Изображения могут быть выгружены в форматах PDF, JPG, PNG и т. д. 

Обработка данных на автомате 

Более 90% распознавания, обработки документов и других технических рутинных процессов SOICA выполняет автоматически, без участия человека. 

SOICA сама классифицирует данные, распределяет документы на типы и «понимает» как обрабатывать и маршрутизировать эти документы дальше. 

Важно отметить, что решение распознает печатный текст, рукопечатный, чертежные шрифты. Из новинок — появилась функция распознавания рукописного текста. 

При обработке документов SOICA сохраняет их в оптимальном качестве (благодаря использованию встроенных фильтров бинаризации и очистки) и размере, при необходимости автоматически удаляет пустые листы, устраняет перекосы текста. 

Текст с физических носителей SOICA распознает точнее большинства OCR-решений, потому что работает с форматами предоставления данных, а не с зонами. 

При необходимости платформа соберет обрабатываемые документы в комплекты, проверит идентичность значимых данных в них. Если в комплекте не хватает нужного документа, SOICA пришлет пользователю уведомление на e-mail. Для контроля комплектности достаточно один раз настроить ключи в системе. 

Технические требования 

OCR-решение SOICA легко интегрировать в ИТ-ландшафт компании-заказчика и использовать вместе с внутренними системами хранения или обработки документации. No-code среда позволяет создавать сценарии, не привлекая дорогих профессиональных разработчиков. 
Высокую безопасность данных обеспечивает работа платформы во внутреннем контуре — нет необходимости привлекать сторонние сервисы. 

Технические требования для клиентского пользования минимальны. Подойдет любой современный браузер: Internet Explorer, Firefox, Safari, Chromium и продукты на его кодовой базе (Google Chrome, Microsoft Edge, Opera, Яндекс Браузер и др.). 

То есть решение SOICA можно использовать и на ПК, российского или зарубежного производства, и на ноутбуках. 
Требования для размещения серверной составляющей: 

• достаточно стандартной архитектуры с 32-х ядерным процессором с тактовой частотой 3 ГГц; 
• 500 Гбайт места на диске (лучше SSD); 
• сеть с пропускной способностью от 100 Мбит/с, работающая под управлением Windows Server 2022 или новее, а также ОС семейства Linux (Alt, Astra и т. д.). 

На кого рассчитана SOICA 

Документооборот от 100 тыс. страниц в год — весомый повод задуматься об автоматизации бизнес-процессов. Средний объем документов у заказчиков платформы SOICA составляет около пяти млн стр. в год на одно юр. лицо. 

Обработка одной страницы решением SOICA стоит не более 3 руб. Эта цифра снижается до 1 руб., если обрабатываются сотни тысяч листов. 

Затраты на обработку документов решением SOICA снижаются минимум вдвое по сравнению с традиционными системами потокового распознавания текста. Как правило, внедрение такой системы автоматизации окупается уже через полгода. 

Заказчики оплачивают бессрочную лицензию на конвейер (набор докеров с сайтами и сервисами SOICA) годовой пропускной способности, измеряемой в количестве страниц в год. При этом в системе могут работать сколько угодно сотрудников: операторов, администраторов, аналитиков. Лимита на количество пользователей нет. 

Внедрение такого решения актуально для компаний, на которые распространяется требование о замене зарубежных ИТ-решений на отечественные аналоги. SOICA — российская разработка, платформ.