Роботы в HR: меньше рутины, больше времени на людей

Когда у HR становится больше задач, но не больше времени

За последние годы функции HR заметно расширились. Помимо классического кадрового администрирования и подбора, от HR-служб ждут работы с вовлеченностью, развитием сотрудников, корпоративной культурой, аналитикой и повышением качества внутреннего сервиса.

При этом значительная часть рабочего времени по-прежнему уходит на повторяющиеся операции: оформление сотрудников, обработку документов, перенос информации между системами, выдачу справок, ответы на типовые вопросы и первичный скрининг кандидатов. По наблюдениям экспертов HR Tech, именно такие операции во многих компаниях формируют значительную часть операционной нагрузки HR.

Проблема заключается не только в том, что сотрудники тратят время на рутину, но и в том, что одна и та же информация может несколько раз вручную переноситься между учетной системой, корпоративным порталом, Excel-файлами и другими приложениями. В результате, существенно возрастает риск возникновения ошибок и тратится много времени и соответственно денег, на такую работу, которую уже давно следует автоматизировать.

Мы в SL Soft fabricaONE.AI (акционер — ГК Softline) понимаем, что задача автоматизации HR сегодня заключается не только в ускорении отдельных операций: важно освободить специалистов от механической работы и направить их время на задачи, где действительно требуется участие человека.

Автоматизировать нужно не хаос, а процесс

Одна из ошибок при автоматизации HR — пытаться ускорить отдельные операции, не анализируя процесс целиком. Например, робот может переносить данные из одной системы в другую, но если дальше остаются ручные согласования и повторный ввод информации, общая эффективность процесса изменится несущественно. Это может быть только один из этапов, но не финальный результат.

Поэтому перед роботизацией эксперты рекомендуют рассматривать цифровой путь сотрудника целиком — от первого контакта кандидата с компанией до увольнения. Это помогает распознать операции, которые дублируются, найти шаги, на которых сотрудники отдела HR тратят больше всего времени.

После этого каждый из этапов цифрового пути сотрудника можно разделить на задачи, в которых необходимо участие специалиста, и на те, которые можно передать цифровым инструментам. При выборе процесса для автоматизации важно учитывать частоту выполнения, затрачиваемое время, количество ошибок и задержек, а также возможность измерить результат после изменений.

В качестве первых кандидатов для роботизации можно рассматривать такие процессы как поиск кандидатов, формирование отчетов, проверку данных, обработку документов и другие регулярные операции с большим объемом ручного труда. Для выбранного процесса целесообразно провести пилот и сравнить показатели до и после: затраченное время, количество ручных операций, сроки обработки и число ошибок.

По оценке команды ROBIN (SL Soft fabricaONE.AI, акционер — ГК Softline), роботизация процессов на базе low-code/no-code подхода на практике может сокращать затраты на отдельные процессы примерно на 60%. При этом конкретный эффект зависит от сложности процесса и исходного уровня его автоматизации, поэтому такие показатели следует рассматривать как ориентир, а не универсальный результат.

Начинать с полной автоматизации HR-контура необязательно: более управляемый подход — выбрать один процесс, определить его текущую стоимость и проверить результат на пилоте. Настройка программного робота для типового процесса может занимать от одной до трех недель после определения задачи и подготовки технических требований.

Если пилот показывает результат, автоматизацию можно постепенно масштабировать на другие процессы. Одновременно внутри компании может формироваться собственная компетенция по роботизации: сотрудники осваивают инструменты и получают возможность самостоятельно автоматизировать часть задач.

Где роботы уже применяются в HR

Практика автоматизации показывает несколько типовых направлений, где роботизация может быть особенно полезна.

1. Подбор сотрудников

Первичный поиск кандидатов часто требует работы сразу с несколькими источниками. Специалисту приходится отсматривать вакансии и резюме, сопоставлять их с требованиями, формировать выборку и связываться с кандидатами.

В одном из продемонстрированных сценариев робот автоматически работает с площадками поиска сотрудников: получает параметры вакансии, собирает подходящие резюме и формирует для HR специалиста подборку кандидатов. Такая работа может выполняться в нерабочее время, чтобы к началу рабочего дня у специалиста уже была подготовленная информация для дальнейшей работы.

Следующий этап — первичная коммуникация. При необходимости к процессу можно подключить голосовые технологии, чтобы автоматизировать первичный обзвон и передавать HR уже более подготовленных кандидатов.

2. Оформление нового сотрудника

Выход нового сотрудника сопровождается большим количеством документов и действий в информационных системах.

Роботизация позволяет распознавать документы, переносить полученные данные в учетные системы, создавать карточку сотрудника, инициировать создание учетных записей и электронной почты. В результате HR не приходится вручную переносить одни и те же сведения из документов в несколько систем.

Особенно заметный эффект может возникать там, где в компании большой поток новых сотрудников и однотипные операции выполняются регулярно.

3. Онбординг и обучение

Автоматизация может сопровождать сотрудника не только на этапе оформления, но и в течение адаптационного периода.

Например, система способна отправлять уведомления о необходимых курсах и материалах, напоминать о прохождении обучения, предоставлять доступ к информации и фиксировать результаты. Для руководителя при этом формируется прозрачная картина прохождения сотрудником необходимых этапов.
Для HR это означает сокращение количества ручных напоминаний и контроля за типовыми действиями.

4. Кадровые документы

Отдельное направление — обработка сканов и других кадровых документов.

Современные решения позволяют распознавать не только сплошной текст, но и конкретные атрибуты документа. Например, из паспорта можно автоматически извлечь ФИО, серию и номер, сведения о выдаче документа, а затем передать эти данные в следующий этап процесса.

При работе со сложными документами в процесс может дополнительно подключаться ИИ, который помогает распознавать структуру и содержание документа.

5. HR-сервисы через чат

Еще один сценарий — перенос части типовых HR-сервисов в единый интерфейс.

Сотрудник может через чат запросить справку, узнать количество доступных дней отпуска, оформить заявление или инициировать другой стандартный процесс. Если требуется согласование руководителя, система передает ему соответствующую задачу, а после решения возвращает сотруднику результат.

Такой подход меняет и пользовательский опыт: сотруднику не приходится искать нужную функцию в нескольких системах, а HR освобождается от обработки типовых обращений.

6. Табели учета рабочего времени

Отдельная категория рутинных процессов — сбор и согласование табелей.

Здесь робот может агрегировать данные об отпусках и больничных из информационных систем, заранее напоминать сотрудникам о необходимости заполнения табеля, передавать собранную информацию руководителю на согласование и после утверждения загружать ее в учетную систему.

Кроме сокращения ручной работы, автоматизация позволяет встроить в процесс проверки данных и контроль сроков.

Робот и искусственный интеллект — не одно и то же

В автоматизации HR роботизация и искусственный интеллект решают разные задачи и при этом могут дополнять друг друга. Программный робот выполняет заранее заданную последовательность действий по правилам: переносит данные между системами, формирует документы, отправляет уведомления и проверяет выполнение этапов. Условно его можно представить как «цифровые руки». ИИ, напротив, работает со смыслом: анализирует тексты, распознает неструктурированные документы, отвечает на вопросы и обрабатывает свободные запросы — то есть выступает в роли «цифрового мозга».

Поэтому выбор технологии зависит от характера задачи.Если задача четко регламентирована и состоит из повторяющихся действий, для нее зачастую достаточно программного робота. ИИ нужен там, где требуется анализ содержания или работа с информацией, которую невозможно заранее описать набором жестких правил. Такой подход позволяет выбирать технологию исходя из конкретной задачи и не усложнять автоматизацию без необходимости.

Один из таких сценариев — корпоративный интеллектуальный поиск по внутренним документам и базе знаний. Сотрудник задает вопрос в интерфейсе, а система находит ответ в материалах компании. Такой инструмент может использоваться в качестве внутреннего помощника для HR и сотрудников, который находится в непосредственном контексте Вашей компании.

Что меняется в роли HR

Главный результат роботизации — не само появление цифрового сотрудника.

Ценность возникает тогда, когда автоматизация меняет структуру работы HR: вместо переноса данных, обработки документов и контроля типовых операций специалисты могут больше времени уделять сотрудникам, руководителям и развитию организации.

При этом роботизация не предполагает полного отказа от человека. Наоборот, в сложных процессах оптимальная модель часто предполагает совместную работу: робот выполняет повторяющиеся действия, система помогает обработать данные, а специалист принимает решения там, где необходимы опыт, контекст и человеческое взаимодействие.

Поэтому вопрос для HR сегодня звучит не столько как «заменят ли людей роботы», сколько как «какие задачи человеку больше не обязательно выполнять вручную?»

Ответ на этот вопрос и становится отправной точкой для автоматизации: сначала компания анализирует процесс и его стоимость, затем выбирает подходящие для роботизации операции, проверяет эффект на пилоте и масштабирует решение. В результате технологии становятся инструментом не самоцели, а перераспределения времени в пользу задач, где участие человека действительно необходимо.