Как визуальные организационные структуры помогают принимать управленческие решения на основе данных по персоналу

Подобная визуальная схема позволяет спроектировать, создать и усовершенствовать структуру организации, отображает распределение задач, обязанностей, прав и ответственности между исполнителями, устанавливает взаимосвязи внутри подразделений и дает возможность принимать управленческие решения на основе политик, используемых в компании. 

Это, по сути, визуальный интерактивный каталог персонала организации. 

Такое представление внутреннего устройства компании отражает не только состав и подчиненность, но и бизнес-процессы принятия решений. Органограмма помогает сотрудникам понимать, как им взаимодействовать друг с другом и выполнять свои обязанности, ведь она чётко определяет и показывает каждому сотруднику его место в устройстве компании, кто какие темы курирует, кто чем управляет, и кто кому подчиняется. А также визуализирует возможный карьерный рост и перспективы профессионального развития. 

Организационные структуры помогают управлять ростом и изменениями

Органограмму компании необходимо регулярно обновлять, ведь её состав и структура постоянно меняются: открываются новые филиалы, добавляются подразделения, идет найм новых сотрудников или движение работников. Подотчётность также может пересматриваться. Когда одни сотрудники уходят на повышение, а другие покидают компанию, постоянное поддержание визуального каталога в актуальном состоянии позволяет всем сотрудникам компании оставаться в курсе того, кто занимает те или иные должности на данный момент. 

Оргструктуры позволяют визуализировать и документировать эти бизнес-процессы и рабочие процедуры, помогая, таким образом, слаженной работе сотрудников с помощью простого и наглядного представления подобных данных. При наличии такой цифровой схемы ее легко обновлять и использовать вновь. 

Современные системы управления персоналом имеют обширные библиотеки преднастроенных форм оргсхем, ярлыки для быстрого создания диаграмм и множество вариантов для их оформления. Предлагаемые шаблоны организационной структуры можно редактировать, настраивать цветовые палитры и стили, добавлять изображения.

Руководителям использование интерактивных схем структуры компании поможет:

Визуализировать HR-процессы в компании – простое в использовании программное обеспечение для создания организационных диаграмм позволяет отображать изменения в компании на основании актуальных данных и их графического представления.

Составить план роста и трансформации – визуальные схемы способствуют эффективному планированию организационных процессов, сопоставляя их с бизнес-возможностями компании. Отображение многоуровневых структур позволяет системно подходить к управлению и развитию команды. Контролировать найм и наличие ресурсов для укрупнения структуры организации. Определять роли сотрудников при слияниях, поглощениях или гиперросте компании, исключая «пустые» позиции, дублирование функций и ответственности. 

Управлять показателями результативности (KPI), целями и ключевыми результатами (OKR) 

Определив организационные, групповые и индивидуальные цели и итоговые результаты, можно отобразить эти взаимосвязи на схеме и визуализировать производительность отдельных сотрудников, команд и подразделений и полученные показатели. Из таких каскадных структур складываются, например, премии работников по итогу участия в проектах, или выполнения ими индивидуальных заданий. Для этой функциональности в системах управления персоналом тоже существуют преднастраиваемые шаблоны и дополнительные функциональные блоки.

Сотрудникам HR направления органограммы помогут:

Управлять рабочими процессами найма – планировать персонал, контролировать прогресс кандидатов при прохождении испытательного срока, вносить комментарии и личные заметки, доступные руководству или другим сотрудникам HR-блока. Визуальная схема компании будет полезна HR-у и для составления эффективных планов по набору персонала и в будущем: шаблоны новой структуры можно использовать для совместного планирования персонала и управления людскими ресурсами.

Отстроить процессы адаптации новых сотрудников, отслеживая их статус в компании, и предоставлять новичкам наглядные и простые для понимания инструкции по внутренним процедурам компании. 

Создать «карту путешествия сотрудника» – используя визуальный шаблон, можно составить карьерную карту и визуализировать путь работника в компании. Подобные наглядные схемы помогают настроить взаимодействие коллег, беспроблемное сотрудничество в межфункциональных или распределенных командах и позволяют сотрудникам легче обмениваться рабочим опытом. 

Также на основе оргструктуры можно сделать обзорную наглядную схему кадрового резерва, определив основные компетенции, индивидуальные навыки и способности сотрудников. Кроме этого составить карту замещения кадров, которая будет полезным инструментом в период кадрового голода на рынке труда. 

Специалистам и новым сотрудникам такой функционал будет полезен: 

Используя визуальные представления организационной структуры компании, работник может сформулировать свои требования к продвижению по службе, определить доступные пути развития карьеры, и найти баланс между личными целями и возможностями организации.

Схемы помогут сотруднику разобраться в рабочих процессах и легче общаться с другими специалистами компании: проконсультироваться, получить совет, уточнить детали проекта. 

Оргструктуры выполняют роль единого источника достоверной информации: стандартных рабочих процедур, рекомендаций, инструкций, описаний бизнес-процессов и руководств по оптимизации совместной работы. Все эти документы помогают сотруднику легче влиться в новый коллектив, сориентироваться в задачах и начать качественно выполнять свои обязанности. 

Работник всегда сможет увидеть, а при необходимости и уточнить цели и ключевые результаты (OKR) для установления их связей со своими KPI и более эффективного включения в общие задачи. Что в целом влияет на расчёт и получение им годовых или проектных премий и поощрений. 

Таким образом, популярные примеры использования инструментов визуализации для организационных структур: 

• Схема организационной структуры компании 

• Планирование бизнес-стратегии 

• Планирование персонала 

• Отслеживание пути кандидата 

• Процессы найма, адаптации и обучения сотрудников 

• Кадровая ретроспектива 

• Планы развития карьеры, кадровый резерв 

• Визуализация HR-процессов 

• Визуализация концепций 

• Диаграмма связей 

• Планы действий 

• Использование сбалансированной системы учета показателей для формирования премиальной части выплат работникам. 

HCM система «БОСС», от российского вендора SL Soft, позволяет создать общую схему и визуализировать иерархическую структуру построения персонала компании с целью управления им в различных ракурсах. Система отображает органограмму предприятия со множеством веток и уровней вложенности, и дает наглядное представление о составе компании по штатному расписанию, иерархическую и управленческую структуры, а также подчиненности в организации. 

Функционал дает возможность сотрудникам визуально формализовать организационную иерархию и сложные рабочие подчинения как по штатному расписанию, так и в командах, и быстро ориентироваться в структуре компании, связывая имена специалистов с должностями и обязанностями. 

Иерархическая визуализация данных позволяет наглядно отображать корпоративные сценарии, распознавать и анализировать ветвящиеся и дублирующиеся процессы и потоки задач, и способствует оптимизации структуры внутрикорпоративных сообществ. Схема организационной структуры демонстрирует, как выстроен бизнес, помогает в уточнении ролей и обязанностей сотрудников, отображает распределение работников по ключевым подразделениям и филиальную загрузку персоналом. То есть визуально показывает, как функционирует компания в реальном времени.

Органограмму в «БОСС» можно строить как по всему предприятию, так и по определенному подразделению, независимо от его уровня или структуры: визуализировать штатную структуру с указанием внутренних кодов отделов и табельных номеров сотрудников. Иными словами, оргструктуру можно просматривать в зависимости от целей – по штату, по задачам или процессам. 

Иерархические данные в необработанной форме очень абстрактны. И хотя таблицы могут фиксировать основные связи подчиненности, в них нельзя передать наглядную информацию и отображать закономерности. Визуализация иерархических структур компании раскрывает общий состав и группировку данных по персоналу посредством расположения узлов и связей между ними, а методы наглядного кодирования, такие как размер, цвет, границы, позволяют быстро сравнивать показатели. Этот инструмент превращает абстрактные табличные данные в интуитивно понятные и наглядные. 

Визуализация внутренней древовидной структуры компании с использованием осмысленных графических изображений помогает превратить сложную информацию о персонале компании в интуитивные наглядные истории, полные практических идей, применимых в работе сотрудниками любых уровней ответственности и специализации.

Источник