HR-процессы на автомате: как повысить эффективность сотрудников, освободив их от рутины

Что не так с ручной обработкой документации? 

Каждый новый сотрудник предоставляет компании целый ряд документов: паспорт, ИНН, СНИЛС, трудовую книжку, дипломы и т.д. Чаще всего эти документы HR-специалисты обрабатывают вручную.  Полученные данные нужно внести в учетную базу предприятия, распределить по внутренним системам компании, настроить к ним доступы. Информацию по сотрудникам важно периодически актуализировать: люди меняют должность, семейное положение, фамилию, паспорт и т.д. Это не проблема для компаний с десятком работников. Но в организациях, где  нужно нанимать, сопровождать, увольнять десятки человек ежедневно, такие рутинные процессы занимают массу рабочего времени. Добавьте сюда создание, обработку, распределение по отделам внутренних юридически значимых документов компании: приказов, заявлений, постановлений. И вот уже весь отдел HR целыми днями занят только делопроизводством. Чем больше на процессы влияет человеческий фактор, тем выше риск ошибок. Мелкая опечатка, пропущенная цифра или, наоборот, лишний символ могут привести к большой путанице в отчетности, начислении зарплаты, в подсчете рабочих часов и т.д.

Как автоматизация в HR влияет на общие бизнес-процессы

Ситуация кардинально меняется с внедрением решений автоматизации на базе OCR-технологий (optical character recognition). В основе технологии — потоковая оцифровка документов и извлечение из них данных. Текстовые данные из электронных документов и сканов автоматически переводятся в удобный для компании формат, распределяются по внутренним системам организации. Например, отечественное OCR-решение SOICA позволяет реализовывать сложные сценарии обработки как отдельных документов (скан паспорта, диплома, договора), так и их комплектов.

Допустим, сотрудник присылает в HR-отдел новый диплом вложением в электронном письме. SOICA распознает этот документ, вносит данные из него в соответствующий раздел внутренней системы компании, сам документ сохраняет в нужную папку или прикрепляет его к общему комплекту документов по этому сотруднику, настраивает доступы к нему. Весь процесс автоматизирован, т.е. HR-специалисту не придется открывать письмо, искать вложение, сохранять его, вручную переносить текстовую информацию во внутренние системы организации и т.д.  Ниже лишь несколько примеров того, как автоматизация HR-процессов может повлиять на работу всей компании. 

• Увеличивается скорость обработки документов. Сотрудники предприятия вовремя получают справки, приказы, доступ к необходимой для работы информации.
• Снижается количество ошибок в данных — влияние человеческого фактора сведено к минимуму. Любая ошибка — это потенциальные проблемы с отчетностью, начислением зарплаты, риск штрафов со стороны проверяющих государственных органов.
• Эффективность работы HR-отдела вырастает кратно. На тот же объем рутинных задач требуется меньше сотрудников или меньше рабочего времени конкретного сотрудника. Не приходится раздувать штат HR

Что еще стоит знать об автоматизации кадровых процессов? 

Отличительная особенность решения SOICA — настроечная среда no-code. Система легко встраивается в существующий IT-ландшафт компании. Для ее эксплуатации и технической поддержки предприятию не нужно содержать команду разработчиков, справится обученный рядовой инженер без глубоких знаний программирования.

Отдельное преимущество — дружественный интуитивно понятный интерфейс. Также немаловажно, что SOICA работает во внутреннем контуре, без использования внешних сервисов, что повышает безопасность. OCR-технология оптимизирует не отдельные действия, а всю цепочку бизнес-процессов. Поэтому своим заказчикам мы всегда предлагаем провести предварительный аудит и определить, какие ещё рутинные действия можно автоматизировать. Например, интегрировать решение комплексно, задействовав финансовый и юридический отделы, бухгалтерию, т. е. модернизировать работу всего предприятия, сделав ее эффективнее.

Оригинал статьи доступен по ссылке