Как подготовить компанию к массовому найму сотрудников?

Кроме того, на фоне ухода западных вендоров, возникла необходимость искать новые российские решения для автоматизации HR-задач или адаптировать под эти изменения уже имеющиеся. По итогам 2023 прогнозируется удвоение количества сделок по слияниям и поглощениям компаний, в том числе тех, где необходимо или уже идет замещение зарубежных продуктов. 

Полнофункциональная кадровая система 

Трудности одномоментного оформления большого числа сотрудников в организацию заключаются в том, что кадровому работнику нужно провести значительное количество однотипных действий: оформление документов, сканирование и ввод личных данных будущего сотрудника, подписание трудового договора и различных локально-нормативных актов. Если процесс приема кадровых заявлений не автоматизирован, то новым работникам придется столкнуться с ручным бумажным оформлением документов: несколько посещений отдела кадров, если предполагается работа в офисе, или оформления документов с помощью почты, если речь идет об удаленной работе. И все это – дополнительная большая нагрузка на отдел кадров. Автоматизация этих HR-функций позволит проводить документы по заранее запрограммированному маршруту, ускорить процесс обратной связи от сотрудника, уменьшить затраты на бумажные документы, сократить затраты времени кадровых сотрудников.

Организация ОЦО

Помимо HR-автоматизации для решения задачи одномоментного оформления большого количества новых сотрудников крупные территориально-распределенные компании могут использовать модель бизнеса, при которой типовые оперативные функции организации передаются в специализированные общие центры обслуживания (ОЦО). Такая форма организации работы отчасти напоминает аутсорсинг: когда происходит вывод непрофильных для компании функций в специализированные компании. 

Помимо кадрового, это могут быть ИТ, финансовое или логистическое обслуживание. Для крупных компаний территориальная распределенность филиалов и офисов усложняет систему управления и взаимосвязь между основными и вспомогательными подразделениями. Также при слияниях и поглощениях часто происходит дублирование процессов в разных компаниях одного холдинга. Модель бизнеса, при которой эти функции передаются единой структуре, ведет как к повышению качества предоставляемых услуг, так и к экономии ресурсов. А это именно те задачи, о которых говорилось выше. 

Создание ОЦО уже несколько лет является устойчивым трендом.  А сегодня, в условиях укрупнения рынка, он обретает вторую жизнь. В настоящее время общие центры обслуживания помогают бизнесу наладить прозрачность и сократить издержки, являясь, по сути, одним из методов повышения эффективности компании в целом. 

Создание кадрового ОЦО – естественный шаг на пути оптимизации управления. Но такая централизация не станет эффективной без реального вовлечения в HR-процессы новых сотрудников.

Внедрение сервисов самообслуживания

Самообслуживание в корпоративной среде – это удобный инструмент, позволяющий сотрудникам самостоятельно решать ряд рабочих задач без прямого вмешательства HR или ИТ-отделов. Среди основных сервисов можно выделить HR-системы, которые позволяют работникам самостоятельно управлять через личный кабинет отпусками, больничными и обучением. 

Интеграция этих сервисов повышает эффективность рабочих процессов и способствует разгрузке специалистов соответствующих служб. Существенным преимуществом является экономия времени сотрудников на рутинные задачи и возможность сконцентрироваться на более важных аспектах работы. Чтобы правильно реализовать идею на практике, нужно чтобы информационная HR-система обеспечивала мобильный и удаленный доступ всего персонала к выполнению их функций. 

По сути, HR-система должна предоставлять сервисы для взаимодействия сотрудников и быстрого включения их в общий рабочий процесс. С помощью встроенных сервисов самообслуживания работники вовлекаются в общий цикл и получают доступ к документам, процессам, функционалу системы, в рамках своих полномочий в соответствии с имеющимися в организации правилами. Доступ осуществляется с помощью тех возможностей, которые есть на предприятиях и разрешены политикой безопасности – мобильная/удаленная работа, внутриобъектовый доступ, защищенные автоматизированные рабочие места, терминалы общего доступа.

Следование трендам

Крупные компании вынуждены использовать не просто учетно-расчетные системы, а полнофункциональные программные комплексы, позволяющие обслуживать все HR-процессы в соответствии с требованиями не только законодательства, но рынка в целом. Это позволяет развиваться «в ногу со временем», предоставлять сотрудникам дополнительные сервисы, тем самым повышая лояльность к бренду работодателя, не использовать устаревшие подходы, которые в ближайшие два года могут потребовать принятия экстренных мер по замене систем.

В целом, на рынке автоматизации HR наблюдаются три основных тренда: 

Первый — рынок изменился после ухода западных поставщиков, и остро стоит вопрос о необходимости поиска альтернатив из числа российских решений и переход на них в обозримом будущем. Следовательно, компаниям нужны безопасные программные продукты, которые не уступают западным, а еще лучше — превосходят их как по функциональности, так и по качеству. И, конечно, большим плюсом является возможность быстро адаптировать решение под изменяющиеся внешние условия и требования заказчика. 

Второй тренд — это цифровизация процессов управления персоналом. С точки зрения бизнеса этот тренд уже длится несколько лет. Со стороны государства в последние годы была проведена большая законотворческая работа по переходу на «цифру»: например, законодательная поддержка использования кадрового электронного документооборота для взаимодействия с сотрудниками. 

По мнению экспертов, в ближайший год в России наиболее востребованными будут решения в сфере автоматизации HR-процессов и HR-аналитики, а также область well-being. Кроме того, остается интерес рынка к таким процессам как онбординг, обучение и оценка сотрудников, управление талантами, вовлеченность и мотивация сотрудников. А также сохраняется необходимость автоматизации CORE-функциональности, то есть базовых процессов для всех компаний — учет и администрирование персонала, расчеты с сотрудниками.  

«БОСС» — это российская линейка ИТ-продуктов корпоративного уровня, реализованная на стеке отечественного ПО, опыт внедрений которой на рынке насчитывает более 30 лет. Продукты «БОСС» обеспечивают автоматизацию всех HR-процессов управления персоналом, начиная от приема и оформления сотрудников, расчетов, перечислений, табелирования, рекрутинга, мотивации, оценки и обучения работников, и заканчивая выработкой общей HR-стратегии компании и использования информационных сервисов самообслуживания и HR-аналитики.  «БОСС» обеспечивает построение эффективной кадровой политики, основанной на применении передовых информационных технологий. Это оптимальный выбор для крупных, территориально-распределенных организаций и холдингов.

При поддержке Российского фонда развития информационных технологий (РФРИТ) в линейке продуктов «БОСС» создается дополнительное веб-решение — «HR платформа БОСС-HCM», которое будет предоставлять массовый мобильный и удаленный доступ к HR-данным. 

Функционал этой системы позволяет решать следующие HR-задачи: управление организационным построением персонала, профилированием и оценкой сотрудников, их развитием и вовлеченностью, качеством, мотивацией и эффективностью. Кроме того, он помогает выстроить взаимодействие между новыми сотрудниками и приобщить их к кадровым процессам компании. Веб-решение рассчитано на работу в условиях множественных одновременных подключений: число пользователей может измеряться десятками и даже сотнями тысяч человек. 

«БОСС» позволяет на этапе трансформации преодолеть кризисные точки, связанные с резким ростом количества персонала. Особенно, если компания становится территориально распределенной, в ней появляются новые офисы и филиалы. «БОСС» поможет принять и оформить новых сотрудников, включить их в общий контур HR-процессов и адаптировать для работы в новых условиях.

Источник