Как международная финансовая организация внедрила SL Soft Flow (ранее — «Цитрос») для управления клиентскими досье

Международная финансовая организация, работающая в нескольких странах СНГ, столкнулась с системными проблемами в управлении клиентской документацией. Досье хранились децентрализованно, часть — в бумажном виде, часть — в разрозненных цифровых системах. Это усложняло поиск информации, повышало операционные затраты и создавало риски с точки зрения сохранности данных и соблюдения регуляторных требований.

Рост объемов клиентских данных и ужесточение требований к юридической значимости электронных документов сделали существующую модель неустойчивой. Организации требовалось единое решение, способное обеспечить централизованное хранение, автоматизированную обработку документов и соответствие требованиям законодательства в разных юрисдикциях.

Задачи проекта

В рамках проекта были поставлены следующие задачи:

• создание единого централизованного хранилища электронных клиентских досье для всех подразделений;
• обеспечение юридической значимости документов на всем сроке хранения с учетом требований локального законодательства;
• снижение рисков утраты, подделки и несанкционированного доступа к информации;
• автоматизация обработки бумажных и электронных документов, включая сканирование, OCR-распознавание, классификацию и индексацию;
• сокращение трудозатрат на поиск, учет и архивную обработку документов;
• миграция около 8,5 ТБ исторических данных с сохранением структуры и целостности;
• интеграция с корпоративными ИТ-системами для поддержки сквозных бизнес-процессов.

Решение

Для решения поставленных задач был выбран продукт «SL Flow Архив» (ранее — «Цитрос Архив»). В рамках внедрения организация перешла от фрагментированного управления документами к единой цифровой среде, в которой клиентские досье формируются, хранятся и обрабатываются по единым правилам. Был развернут интеллектуальный архив, обеспечивающий централизованное хранение электронных документов и цифровых копий бумажных носителей. Система поддерживает полный цикл работы с досье — от первичной обработки до долгосрочного хранения с юридически значимым статусом.

Особое внимание было уделено миграции исторических данных. Объем в 8,5 ТБ был перенесен без потерь, с сохранением структуры и связей между документами. Интеграция с корпоративными системами позволила встроить архив в существующие бизнес-процессы без нарушения операционной деятельности.

Результаты

В результате внедрения организация получила:

• единый цифровой архив клиентских досье, работающий в общей информационной среде;
• юридически защищенное хранение документов на всем жизненном цикле;
• полностью автоматизированную первичную обработку документов, включая потоковое сканирование, OCR и автоматическую классификацию;
• сокращение времени поиска документов примерно на 50%;
• снижение затрат на оцифровку бумажных архивов на 30%;
• интеллектуальный поиск и AI-ассистент, позволяющие находить документы по смысловым запросам;
• успешную миграцию 8,5 ТБ исторических данных в структурированном и доступном виде;
• глубокую интеграцию с корпоративными ИТ-системами и актуальность данных;
• возможность масштабирования системы по мере роста документооборота и числа пользователей;
• снижение регуляторных рисков и повышение готовности к аудитам и проверкам.

Итог

Внедрение SL Soft Flow стало для организации инфраструктурным проектом, направленным на повышение управляемости, прозрачности и устойчивости работы с клиентской документацией. Решение позволило выстроить единый подход к хранению и обработке данных в условиях распределенной структуры и жесткого регуляторного контроля.