Как автоматизировать бизнес-процессы в фарме с помощью решений BPMS

Кому показана BPMS

Решения BPMS как класс ПО предназначены для унификации и комплексной автоматизации деятельности компании на уровне бизнес-процессов ее конкретных функциональных подразделений: производства, отдела закупок, бухгалтерии, логистики, HR и т. д. 

Существует два основных сценария использования BPMS. Первый — создание на единой платформе бизнес-приложений в случае, когда отдельные небольшие процессы или функции подразделений не автоматизированы (отдельное ПО для них отсутствует или компания не готова его приобретать). Второе — выстраивание BPMS над учетно-транзакционными продуктами (например, 1С:ERP, логистической системой, дистрибьюторской системой и т. д.) для устранения разрывов между ними и обеспечения сквозного процесса. 

При этом у BPM-систем высокая адаптивность, они позволяют гибко и быстро вносить изменения в процессы, обеспечить их оптимизацию, масштабирование, контролируемость и прозрачность. Так, в подобных системах можно настраивать KPI, считать нормочасы, стоимость простоя и другие показатели эффективности, в том числе на основании внешних источников — событий, собираемых другими системами.

Ведущие отечественные BPMS поддерживают концепции Low-Code/No-Code для быстрого внедрения и настройки бизнес-приложений, снижения зависимости от вендора и создания у заказчика собственного центра компетенций. Их микросервисная событийная архитектура позволяет реализовать любую бизнес-логику, обеспечить оркестрацию, масштабируемость и отказоустойчивость. Кроме того, у них открытый исходный код (Open Source). Эти особенности полезны для заказчиков из множества отраслей, но наиболее актуальны, пожалуй, именно для фарминдустрии. 

Это обусловлено, во-первых, сложностью и специфичностью бизнес-процессов фармацевтических компаний. Отраслевые процессы, например, корректирующие и предупреждающие действия (CAPA, Corrective Action and Preventive Action) в блоке менеджмента качества (обычно автоматизируются на базе QMS, Quality Management System) плохо закрываются доступными готовыми решениями, а разрабатывать продукт для себя — дорого и долго. Кроме того, со временем такая практика грозит возникновением в ИТ-ландшафте компании «зоопарка», когда функциональный руководитель будет работать с десятком систем одновременно. 

В, казалось бы, общекорпоративных процессах у фармкомпаний есть своя специфика: например, взаимодействие с контрагентами может включать в себя не только документооборот с юридическими лицами, но и работу с физическими лицами в рамках управления маркетинговыми активностями (KOL-контрагенты в маркетинге), поэтому стандартная система электронного документооборота не всегда подходит — может потребоваться ее доработка, что повлечет финансовые и временные потери. Безусловно, BPMS также требует доработки под каждый процесс, но сам класс этих систем характеризуется удобством и скоростью разработки — это облегчает процесс внедрения и снижает издержки относительно аналогичных доработок в классических СЭД.

Вторая предпосылка к использованию BPMS — политика импортозамещения. По нашему опыту, фарма — одна из наиболее зависимых от импортных ИТ-решений отрасль. Это связано с тем, что игроков на этом рынке не так много, все исторически обменивались лучшими практиками и внедряли у себя одни и те же иностранные продукты. Кроме того, все важные технологические системы в фармацевтике необходимо валидировать по стандартам GMP (Good Manufacturing Practice), GLP (Good Laboratory Practice) и GDP (Good Distribution Practice) — с ними в большей степени работали как раз зарубежные компании. Но у вендоров российских BPMS сегодня уже есть опыт прохождения такой валидации.

Таким образом, для фармотрасли характерна совокупность специфичных процессов, слабо покрытых готовыми решениями (количество которых к тому же уменьшается из-за продолжающегося ухода западных продуктов). Это вынуждает бизнес обращаться либо к разработке своего ПО, которое необходимо приводить к отраслевым стандартам, либо к платформам для создания бизнес-приложений, примером которых и является BPMS.  

Рецепт успеха: как помогают BPMS в фарме

На базе BPMS фармацевтические компании могут автоматизировать и интегрировать друг с другом в рамках «единого окна» такие отраслевые процессы, как:

• расчеты и маркетинговое взаимодействие с KOL-контрагентами; 
• управление корректирующими и предупреждающими действиями;
• заявки на проведение исследований (R&D); 
• протоколы испытаний;
• регистрация новых препаратов;
• ведение реестра нежелательных явлений;
• учет лабораторного оборудования;
• контроль за сроками хранения;
• реестры регламентов, документации системы менеджмента качества (СМК) и т. д.;
• ведение лабораторных журналов;
• выписка образцов продукции.

Например, работа с KOL-контрагентами не всегда «ложится» на функциональность стандартных СЭД, поскольку включает в себя, помимо документооборота, дополнительные компоненты: планирование поиска ключевых лидеров мнений и организации мероприятий с ними, учет бюджета в центрах затрат, интеграцию с ERP и так далее. Что касается BPMS — с их помощью можно даже сразу оценивать конверсию мероприятий, которые компания проводит с KPL-контрагентами.

Управление корректирующими и предупреждающими действиями (CAPA) предполагает проведение цепочки процедур — фиксацию отклонений, выполнение неотложных действий, формирование предупреждающих или корректирующих действий, проведение расследования, построение статистики и отчетности. Системы класса BPMS легко встраиваются в существующий цифрой ландшафт предприятий с помощью большого количества коннекторов и обеспечивают простую миграцию данных, за счет чего могут без труда обеспечить этот сквозной процесс. 

Истории «болезней»: кейсы применения BPMS

Рассмотрим два конкретных кейса внедрения BPMS.

Фармподразделение крупной международной FMCG-компании изначально обратилось с запросом на СЭД. В компании была сложная логика взаимодействия с KOL-контрагентами, значительное количество интеграций, отсутствовало большинство базовых систем учета. Поэтому после успешного внедрения СЭД компании понадобились также блок HSM (согласование и расчет премий и бонусов) и другие модули HR. Здесь и проявились все преимущества BPM-платформы: в едином окне аккумулировали модули СЭД, доверенностей, МЧД, KOL-контрагентов, финансовые инструменты и HSM. Сегодня в системе более 250 настроенных маршрутов согласования документов и более 200 предустановленных шаблонов. Важно, что благодаря Low-Code инструментам заказчик на своей стороне настраивает и развивает систему. 

Российское подразделение международной фармкомпании, входящей в глобальный ТОП–10, обратилось к нам с запросом на срочное импортозамещение: много бизнес-процессов было автоматизировано на Microsoft SharePoint, который начали отключать от поддержки. В этой компании не было сложной бизнес-логики, которую не смогла бы закрыть классическая СЭД. Но из-за крайне сжатых сроков для внесения изменений в ИТ-инфраструктуру и миграции данных такой вариант не подходил. На основе BPMS удалось за два месяца создать MVP и еще за месяц провести миграцию, после чего стало возможно уже в спокойном режиме функционально развивать и дорабатывать внедренное решение. В результате благодаря оптимизации и инструментам Process Mining, которые присутствуют в платформе, заказчик смог на 40% снизить нагрузку на юридическое подразделение и бухгалтерию. 

Решать сложные и специфические задачи автоматизации бизнес-процессов в фармотрасли возможно разными программными средствами. Но опыт реальных внедрений, показывает, что один из наиболее оптимальных вариантов для этого — BPMS.