Автоматизация HR: как цифровые инструменты меняют управление персоналом

Автоматизация HR — новая точка роста

Компании, которые занимаются автоматизацией и цифровизацией бизнеса, со временем испытывают эффект, который принято называть «парадоксом продуктивности»: когда вложения в базовые функции ИТ перестают приводить к повышению производительности труда. Для таких компаний точками роста становятся передовые технологии автоматизации (AI, RPA и другие), а также новые сферы их применения — важнейшей из них оказывается управление кадровыми ресурсами.

Потребность в автоматизации HR-функции у бизнеса возникает не только как ответ на дефицит квалифицированного персонала и высокую загруженность сотрудников HR-служб. Большую роль играет также изменение парадигмы взаимодействия между работодателем и его сотрудниками: переход от субъект-объектных к субъект-субъектным отношениям. В этом случае каждый человек становится не просто управляемым звеном бизнес-процессов, а их полноправным участником, который может влиять на общий результат.

Для максимально эффективной реализации своих функций и руководители, и сотрудники должны взаимодействовать в единой цифровой среде и пользоваться удобными инструментами. Если в ИТ к ним в первую очередь относятся сервисы для коммуникаций и совместной работы, то в HR — это цифровое рабочее пространство и личный кабинет сотрудника, где он может самостоятельно оформить отпуск или, например, заказать требующийся документ или справку.

Как правило, автоматизацию HR начинают с перевода на цифровые рельсы основных процессов: кадрового администрирования, расчета заработной платы (в том числе с учетом льгот и других особенностей), поддержки core-функций (управление организационной структурой, учет рабочего времени, отчетность). За них отвечает специализированная система класса Human Resource Management (HRM).

Однако из-за все большего вовлечения персонала в бизнес-процессы, компаниям со временем требуется автоматизировать дополнительно такие функции, как организационный менеджмент; самообслуживание; профилирование должностей и позиций; управление целями, KPI и премированием; управление обучением и базой знаний. Появляются предпосылки к внедрению HCM-системы, или Human Capital Management. Именно она предполагает, в частности, создание и ведение личных кабинетов сотрудников и руководителей.

В связке два этих модуля единой HR-системы обеспечивают все потребности компании в автоматизации кадровых процессов, что положительно влияет на качество их реализации. Поговорим подробно о ключевых способах повысить эффективность работы организации с применением цифровых инструментов HR.

Ключи к эффективности: топ-5 возможностей HR-системы

Современные компании сталкиваются с необходимостью обеспечивать высокие показатели производительности при оптимальном расходовании ресурсов и минимизации непроизводительных затрат. В условиях быстро меняющегося рынка цифровые инструменты в рамках HR-системы позволяют эффективно решать ряд ключевых задач.

Постановка четких целей

В HR-системе руководителю доступны такие функции, как формирование планов обучения и развития, а также управление KPI персонала. Таким образом каждый сотрудник получает актуальную и достоверную информацию о том, какие цели перед ним стоят, что нужно в первую очередь делать для решения бизнес-задач и карьерного роста.

Информирование и развитие персонала

В цифровом рабочем пространстве любой сотрудник может посмотреть свои личные данные и при необходимости в электронном виде оформить заявку на их изменение, а также загрузить подтверждающие документы.

В специальном разделе HR-системы компания может размещать базу знаний по взаимодействию с HR-подразделением: документы, инструкции, образцы заявлений, видеофайлы и другой контент.

Кроме того, в системе четко отображена организационно-штатная структура и иные структуры оперативной подчиненности (управленческие, финансовые, функциональные и т. д.), если они существуют в компании. Это позволяет учитывать различные статусы работников для составления индивидуальных планов развития. Например, если сотрудник по организационно-штатной структуре занимает место специалиста по продажам, а по управленческой — руководителя группы продаж, то в его индивидуальном плане развития окажется повышение компетенций и как продавца, и как менеджера. Кроме того, руководитель всегда видит структуру своего отдела и может при необходимости инициировать в системе набор на нужную вакансию.

Создание и поддержание мотивации

Важно не только ставить четкие задачи, но и мотивировать сотрудников их выполнять. При этом стоит помнить, что мотивация может быть как материальная, так и нематериальная — например, поощрение и признание успехов, управление талантами, популярные сегодня программы well-being. В HR-системе существует возможность формировать критерии оценивания, отслеживать достижение сотрудниками бизнес-показателей, планировать корпоративные мероприятия, настраивать типовые и индивидуальные бонусные схемы, а также компенсационные выплаты.

Создание атмосферы доверия

Сегодня HR бизнес-партнеры (HR BP) часто применяют коучинговый подход в управлении персоналом. В их обязанности входит вовлечение сотрудников, построение сильной корпоративной культуры, которая способствует эффективной командной и персональной работе. Уже само наличие продвинутой и  многофункциональной системы автоматизации HR становится важным фактором повышения доверия к компании как работодателю.

Также большое значение имеют различные аналитические инструменты системы, позволяющие руководителям контролировать внутренние процессы в командах, выявлять достижения сотрудников и предотвращать возможные конфликты.

Автоматизация рутинных процессов

Инструменты автоматизации на базе технологий роботизации (RPA) и искусственного интеллекта (AI) избавляют сотрудников от многих рутинных операций. В последнее время становятся также актуальными цифровые ассистенты — чат-боты в мессенджерах, которые ведут диалог с сотрудниками на естественном языке и помогают быстрее решать типовые вопросы. Все это способствует повышению не только эффективности труда персонала, но и уровня компетенций — высвобожденное время специалист может использовать на обучение смежной дисциплине, аналитическую деятельность или более тщательную индивидуальную работу с клиентами.

Итак, связка HRM и HCM-модулей в составе комплексной HR-платформы становится таким же широко востребованным решением для бизнеса, как и корпоративные коммуникации. Поскольку HR-процессы затрагивают абсолютно всех сотрудников организации, то и пользу от внедрения таких инструментов получит каждый — от руководителей до рядовых специалистов.