Юридически значимый обмен документами с контрагентами в ВТБ Лизинг

С использованием системы «Цитрос ЮЗ ЭДО» компания «ВТБ Лизинг» смогла значительно ускорить процесс обмена договорными документами с контрагентами, перейдя от бумажного формата к электронному. Подписание документов, регулирующих лизинговые сделки, осуществляется в полном соответствии с действующими нормами законодательства и требованиями регуляторов.

Проект с «ВТБ Лизинг» победил в номинации «Лучший внешний ЭДО» конкурса «Лучший ЭДО в России и СНГ 2024» CFO Russia, а также стал «Проектом года-2023» Global CIO.

>51 %

сделок оформляются в электронном виде

10 тыс.

контрагентов

+3 %

NPS

«Цитрос ЮЗ ЭДО» — система для создания единой доверенной среды обмена юридически значимыми электронными документами через нескольких операторов ЭДО. Использование данного продукта позволяет правильно выстраивать процессы документооборота, учитывая все особенности бизнеса компании, и устраняет сложности, связанные с межоператорным роумингом.

Кирилл Соколов

управляющий директор «Цитрос»

Задачи

Ускорение обмена договорными документами через переход с бумажного на электронный формат.

Исключение риска утери или несанкционированных изменений документов на этапах документооборота.

Повышение продуктивности сотрудников за счет автоматизации рутинных операций.

Увеличение прозрачности работы подразделений и оптимизация взаимодействия между ними.

Разработка единой архитектуры внешнего документооборота с контрагентами с учетом возможности переиспользования существующих информационных систем компании.

Подключение новых операторов электронного документооборота (ЭДО) и их сервисов для расширения возможностей системы.

Решение

В 2021 году АО «ВТБ Лизинг» инициировало перевод документооборота по лизинговым сделкам в электронный формат, чтобы удовлетворить потребности контрагентов и повысить эффективность бизнес-процессов. В рамках проекта была проанализирована инфраструктура компании, построенная на основе нескольких информационных систем. Поскольку операторы ЭДО находятся во внешнем контуре, прямое подключение к ним потребовало бы значительных усилий, включая выпуск корпоративных систем во внешнюю среду и постоянное сопровождение интеграции. Изменения требований операторов также могли потребовать значительных ресурсов для настройки.

Для безопасного и эффективного взаимодействия была выбрана архитектура с использованием интеграционного шлюза, который выполняет следующие функции:

управление процессами взаимодействия с контрагентами,
обеспечение единого интерфейса для подписания всех типов документов,
маршрутизацию документов между внутренними системами и операторами ЭДО.

Такой подход минимизировал риски и оптимизировал процесс интеграции, обеспечив гибкость и надежность системы.

Этапы реализации проекта

Проведен сбор требований и согласование всех аспектов интеграции и функциональности, включая разработку технической архитектуры решения и утверждение технических заданий.

Реализованы доработки и настройки систем, выполненные итерационным методом, с тестированием каждого этапа для проверки корректности работы.

Система передана бизнес-заказчикам для опытной эксплуатации и выявления возможных доработок.

После успешного тестирования проект введен в промышленную эксплуатацию.

Цитрос ЮЗ ЭДО

Система юридически значимого электронного документооборота

Кирилл Соколов

управляющий директор «Цитрос»

Результаты

Электронное подписание документов:

Подписание осуществляется через пользовательские задания, что обеспечивает ограничение доступа к документам, обработанным в системе.
Поддерживаются два вида электронной подписи: локальная (на токене или в реестре) и облачная, с использованием двухфакторной аутентификации через мобильное приложение.
Для всех документов используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), что гарантирует их юридическую значимость.

Интеграция с CRM и приглашение контрагентов в ЭДО:

Процесс инициации приглашений контрагентов начинается в CRM. Приглашение и соответствующее соглашение подписываются через Шлюз, что регулирует порядок взаимодействия.
Система позволяет ограничить типы документов для обмена с контрагентами.
На момент реализации ЭДО охватывает более 10 000 контрагентов.

Обработка первичной бухгалтерской документации:

Ежемесячно формируется и отправляется около 177 000 исходящих бухгалтерских документов и соглашений об ЭДО.
Все документы собираются в учетной системе на базе 1С, передаются на подписание через Шлюз, а затем отправляются контрагентам через операторов ЭДО.
Поддерживается возможность массового подписания документов в рамках одного задания, что существенно ускоряет процесс.

Управление договорной базой лизинговых сделок:

Подписание договоров происходит с соблюдением установленной очередности, при которой компания «ВТБ Лизинг» всегда подписывает последней.
Реализована возможность направлять односторонние и двусторонние документы в виде шаблонов, защищенных от изменений.
После подписания документов обеими сторонами они автоматически отправляются в электронный архив компании.

33 тысячи

человеко-часов — масштаб проекта

6+ интеграций

в проекте

При внедрении юридического значимого электронного документооборота документов по лизинговым сделкам в «ВТБ Лизинг» стояла, на первый взгляд, достаточно простая задача — перевести документы в электронный вид и научиться заключать сделки по лизингу в таком формате.

В компании циркулировало более 1 млн документов в год, но только 20% из них отправлялись в электронном виде, в основном — счета-фактуры. При этом использовался только один оператор электронного документооборота, отсутствовала проверка входящих документов, подписанных на стороне контрагентов. Достаточно велики были затраты на отправку документов, время на их доставку менеджерами и подпись. Было принято решение перевести эти процессы в электронный вид и создать электронную договорную базу.